Waarom wil je als gemeente de inzet van buurtsportcoaches monitoren? Buurtsportcoaches werken aan het in beweging krijgen van inwoners. Dat doen ze bijvoorbeeld door vraag en aanbod te verbinden, door organisaties uit verschillende sectoren te laten samenwerken of door sportlessen in de wijk te verzorgen. Voor henzelf, maar ook voor hun opdrachtgevers, is het belangrijk om te laten zien wat ze doen en wat daar de resultaten van zijn. Het tonen van die resultaten blijkt in de praktijk soms lastig, omdat het effect van een buurtsportcoach vaak indirect is. Gemeenten sturen op eindeffecten, zoals een betere gezondheid en meer beweging, maar buurtsportcoaches hebben daar slechts beperkt direct invloed op. Via monitoring kun je laten zien hoe de buurtsportcoaches bijdragen aan deze grotere doelen.
Brede Regeling Combinatiefuncties
We schrijven in dit artikel over buurtsportcoaches. Daarmee bedoelen we alle sportprofessionals die vanuit de Brede Regeling Combinatiefuncties (BRC-regeling) worden aangesteld.
Almere toen en nu
Voordat het monitoringsplan aan bod komt, eerst een korte terugblik. Almere neemt sinds 2009 deel aan de Brede Regeling Combinatiefuncties (BRC), van waaruit combinatiefunctionarissen en buurtsportcoaches worden aangesteld. Een aantal jaar geleden was in de gemeente de inzet versnipperd. In de loop van de tijd was een systeem ontstaan van verschillende werkgevers en stadsdelen, die allemaal hun eigen stukje van de BRC uitvoerden en monitorden. Hierdoor was het lastig om de resultaten van de buurtsportcoaches goed inzichtelijk te maken.
In de afgelopen jaren heeft de gemeente de inzet herijkt. Met partners en gebiedsmanagers werd besproken waar kansen en bedreigingen lagen en wat er nodig was. Voortaan moesten partijen die de BRC-regeling wilden uitvoeren, een aanbesteding doorlopen. Cofinanciering was daarbij niet vereist. Dit gaf de gemeente ook de mogelijkheid om de opdracht ‘from scratch’ strak neer te zetten met onder andere een duidelijk monitoringsplan.
Momenteel zijn er vijf percelen waarin buurtsportcoaches actief zijn. Vier daarvan zijn op stadsniveau verdeeld: Stad West, Stad Oost, Buiten en Haven/Hout/Poort. Hier wordt de uitvoering verzorgd door twee organisaties, elk met een team van buurtsportcoaches. Iedere partij is verantwoordelijk voor twee percelen. Het vijfde perceel is stadsbreed en omvat een buurtsportcoach gezondheid & preventie en een buurtsportcoach inclusief sporten. Ten slotte is er een coördinator sport & preventie, die onder de gemeente valt.
Bekijk ook
De overzichtspagina voor buurtsportcoaches, met praktische tools en inspirerende praktijkvoorbeelden
De aanpak: een gestructureerd monitoringsplan
Almere werkt sinds 2024 met een gestructureerd monitoringsplan. In zo’n plan stelt een gemeente doelen op en bepaalt ze van tevoren wat acties zouden moeten opleveren. Zo kan worden bepaald wat men moet meten om te bepalen of de doelen behaald zijn. Dit doet men door de samenhang tussen de input (benodigde bronnen), throughput (de activiteiten die je doet), output (meetbare prestaties en resultaten) en outcome (de beoogde effecten) te beschrijven. Meer informatie hierover is te vinden in de handreiking Inzicht in impact voor teamleiders buurtsportcoaches en het Stappenplan voor het monitoren en evalueren van de inzet van buurtsportcoaches.
In 2024 is Almere gestart met duidelijke kaders voor de uitvoering van de BRC en het in beeld brengen van de resultaten. Dit heeft geleid tot een jaarlijks terugkerend proces tussen de gemeente en de uitvoerende organisaties.
- Voorafgaand aan het jaar schrijft een uitvoeringsorganisatie voor ieder perceel een jaarplan.
- Op directieniveau zijn er jaarlijks twee gesprekken per uitvoeringsorganisatie waarbij op hoofdlijnen wordt besproken hoe de zaken ervoor staan.
- Daarnaast voert de gemeente per perceel drie gesprekken met de uitvoerders. Daarbij zijn de buurtsportcoaches zelf aanwezig en ook een gebiedsmanager. Deze gesprekscyclus ziet er als volgt uit:
1. Startgesprek: jaarplan bespreken
2. Voortgangsgesprek: halverwege het jaar, aan de hand van een stoplichtmodel
3. Eindgesprek: eind van het jaar, terug- en vooruitblik, stoplichtmodel
- Ten slotte is er ook een formele eindverantwoording die de uitvoerende partijen per perceel moeten aanleveren. Deze bestaat uit een financiële eindverantwoording en een inhoudelijke eindverantwoording. Dit in lijn met de landelijke verantwoording, de Monitor Brede Regeling Combinatiefuncties van Mulier Instituut.
- Uitvoeringsorganisaties verzamelen feedback van deelnemers aan hun activiteiten, met name over de organisatie en uitvoering ervan. Inwoners die deelnemen aan deze activiteiten worden gevraagd hun ervaringen te delen. Het is aan de uitvoerende organisaties hoe zij deze feedback ophalen. Daarnaast beschrijven zij vijf good practices, zoals het initiatief ‘Hallydays’, dat kinderen die niet op vakantie gaan naar het buitenland een mooie ervaring biedt.
Jaarplan (voor startgesprek)
Een duidelijk jaarplan waarin de activiteiten van de buurtsportcoaches aansluiten op de gemeentelijke doelstellingen helpt bij het monitoren en is de aanleiding voor het startgesprek. In Almere schrijft iedere uitvoeringsorganisatie per perceel een jaarplan met ambities voor dat perceel. Doelen uit het Gezond Actief Leven Akkoord (GALA), de BRC en de sportvisie van de gemeente zijn vertaald naar concrete doelen en acties voor het betreffende perceel. Daarbij zijn specifieke focuspunten uit elk gebied, bijvoorbeeld uit wijkmonitoren of buurtatlassen, meegenomen. In het aanbestedingsdocument is beschreven waaraan een jaarplan precies moet voldoen.
Opbouw van het jaarplan in Almere:
- Buurtsportteam: beschrijving van hoe de uitvoerder aan het werk gaat om de kwaliteit en uitvoering van het jaarplan te waarborgen. Bijvoorbeeld: de organisatiestructuur en rollen en verantwoordelijkheden binnen het buurtsportcoachteam.
- Gebiedspecificaties: beschrijving van het gebied en de bijbehorende uitdagingen en cijfers. Bijvoorbeeld: het aantal mensen dat overgewicht heeft of het aantal mensen dat sport.
- Projecten en activiteiten: beschrijving van de projecten beschreven die vanuit de opdracht en het specifieke gebied worden uitgevoerd. Dit op de volgende manier:
- Omschrijving activiteit (‘throughput’)
- Doel met koppeling sportvisie
- Meerjaren-ambitie
- Doelgroep
- Startsituatie
- Monitoring tool (‘output’)
- KPI’s (‘outcome’)
- Partners
- Wijk
Stoplichtmodel (voor voortgangs- en eindgesprek)
Halverwege het kalenderjaar wordt dus een voortgangsgesprek gevoerd. Tijdens dit gesprek wordt geëvalueerd of de plannen uit het jaarplan nog steeds passend zijn of dat er aanpassingen nodig zijn. Soms blijkt dat extra acties vereist zijn of dat bepaalde taken anders moeten worden ingevuld. In dergelijke gevallen kan het gesprek zich richten op het oppakken van deze zaken, bijvoorbeeld door gebiedsmanagers wanneer iets buiten de buurtsportcoachregeling valt. De voortgang wordt beoordeeld met behulp van het stoplichtmodel (groen, oranje, rood), zoals te zien in dit uitgewerkte voorbeeld van de gemeente Almere.
- Groen: alles verloopt volgens plan
- Oranje: bijsturing nodig?
- Rood: waarom stagnatie, actie nodig?
Resultaten (voor eindgesprek)
Aan het eind van het jaar volgt een eindgesprek, met een terug- en vooruitblik, ook aan de hand van het stoplichtmodel. Door duidelijke doelen in de jaarplannen en daar gedurende het jaar gestructureerde gesprekken over te voeren, wordt ook voor de gemeente goed inzichtelijk wat de buurtsportcoaches doen. Doordat de methode van gesprekken met het stoplichtmodel voor alle uitvoeringsorganisaties in de gemeente hetzelfde is, krijgt de gemeente een goed algeheel beeld. De feedback van deelnemers en de ‘good practices’ maken daarnaast duidelijk wat de inzet betekent voor de inwoners. Korte termijneffecten zijn daardoor goed zichtbaar. Denk daarbij aan verbeterde samenwerking of een inspirerend verhaal van hoe een buurtsportcoach een oudere inwoner echt heeft geholpen om weer fit te worden.
Om resultaten op lange termijn te kunnen zien en de nieuwe methode in Almere te evalueren, is meer tijd nodig. Omdat de systematiek van monitoring en uitvoering de komende jaren gelijk zal blijven, kunnen de ontwikkelingen goed gevolgd worden.
