Alles over sport logo

Tips en tricks bij het aanvragen van Europese sportsubsidies

De subsidiecall van Erasmus+ Sport voor 2022 is sinds medio november 2021 geopend: maar liefst 51,89 miljoen euro is beschikbaar. Tot 23 maart 2022 kunnen aanvragen worden ingediend voor kleine en grote samenwerkingsprojecten tussen Europese partners en voor non-profit sportevenementen in Europa. Wat komt er kijken bij een aanvraag en waar moet je op letten? Europese insiders en succesvolle subsidieaanvragers komen met tips en tricks.

Over dit artikel

Dit artikel is tot stand gekomen op basis van inspiratiebijeenkomsten over het Erasmus+-programma, die door Kenniscentrum Sport & Bewegen zijn georganiseerd, in samenwerking met de directie sport van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), NOC*NSF, de Vereniging Sport en Gemeenten (VSG) en Sportsubsidie.nl. Het wordt elk jaar geactualiseerd met de nieuwe informatie over de subsidiecalls en de Sport Info Days in Brussel.

Erasmus+ Sport programma

erasmus plus logo

In de programmagids van het Europese programma Erasmus+ staan de subsidiekansen beschreven voor sport- en beweegprojecten in Europa. Subsidies zijn mogelijk voor Europese samenwerking, projecten die bijdragen aan de Europese Week voor Sport (EWoS) en non-profit sportevenementen.

Non-profit en publieke organisaties kunnen subsidie aanvragen voor een project of partner zijn in een project. Voorbeelden zijn sportbonden, sportclubs, jongerenorganisaties, breedtesportorganisaties.of organisaties die actief zijn in de promotie van sport en bewegen.

Gedetailleerde instructies voor het indienen van aanvragen staan in de Erasmus+-programmagids (link onderaan dit artikel) Van belang hierbij is dat de uiterste inzenddatum voor subsidieaanvragen in het kader van het Erasmus+ Sport programma voor 2022 is gesteld op 23 maart 2022 17.00 uur voor de onderdelen . Kort daarna volgt de deadline voor ‘capaciteitsopbouw in de sport, op 7 april 2022 17.00 uur. Ongetwijfeld zal ook een (online) Sport Info Day worden georganiseerd door de Europese Commissie (datum nog niet bekend). Blijf op de hoogte via het Twitter-account van de Sport Unit van de Europese Commissie.

Whitepaper EU subsidies sport

Alles over kansen voor onderzoek en innovatie en financieringsmogelijkheden voor sport en bewegen vind je in het ‘Whitepaper EU subsidies sport’ van Kenniscentrum Sport & Bewegen. Het whitepaper bevat niet alleen de opties, maar ook een overzicht van de momenteel openstaande calls met een deadline in 2021 en 2022.

Kansen Erasmus+ voor de sport

Bart Ooijen, attaché bij de Permanente Vertegenwoordiging van Nederland voor volksgezondheid, welzijn, jeugd en sport, wil Nederlandse sportorganisaties stimuleren om gebruik te maken van het Erasmus+ Programma. Volgens Ooijen is er sinds 2014 een aantal zaken veranderd in het programma waardoor kleinere sportorganisaties meer kans maken om gebruik te maken van de regeling.

“Vroeger ging het alleen om subsidieaanvragen van 4 ton. Dat stond meestal niet in verhouding tot de eigen financiële huishouding van sportbonden en sportverenigingen. In het Erasmus+ programma 2014-2020 zijn kleinere samenwerkingsprojecten toegevoegd. Het gaat om aanvragen van maximaal 60.000 euro, die voor 80% subsidiabel zijn. Bovendien is er steeds meer geld beschikbaar voor Europese sportsubsidies in vergelijking met voorgaande jaren. ” In 2019 was dit bijvoorbeeld al 48,6 miljoen euro en inmiddels staat het budget nu dus op bijna 52 miljoen. De slagingskans neemt hierdoor enerzijds toe; anderzijds zijn er ook steeds meer aanvragers.

Samenwerking

Van Ooijen benadrukt nog eens dat het niet om nationale projecten mag gaan. “Samenwerking met andere Europese landen of partnerlanden van Erasmus+ is een voorwaarde.” (Zie ook de ‘partners search pool’ in de programmagids.)

“Als je kans van slagen wilt hebben, is het aan te bevelen om je aan te sluiten bij een ervaren projecteigenaar. Bijvoorbeeld een organisatie die al eerder een subsidieaanvraag heeft gedaan en die weet wat er speelt in Europa. Het hoeft niet per se een andere sportorganisatie te zijn, maar bijvoorbeeld een onderwijspartner of een gemeente kan ook.”

“Daarnaast is ook de uitstraling van het project heel belangrijk. Breng dat in de communicatie duidelijk naar voren. Verder is het van groot belang dat het bij de aanvraag om een project moet gaan dat sportoverstijgend, actueel en relevant voor Europa is. De toegevoegde waarde zit hem in het side programma, dat moet inspelen op thema’s die voor Europa van belang zijn, zoals integratie, gezondheid, doping, matchfixing, maatschappelijke thema’s als het voorkomen van eenzaamheid en het verlagen van sociale drempels. De EU stelt bredere doelen dan alleen sport.”

European Sport for All Games

Tafisa European Sports for All Games 2018

Wat komt er nu kijken bij een succesvolle subsidieaanvraag? Kees Sijbesma, adviseur sportpromotie bij NOC*NSF en programmamanager European Sport for All Games (Esfag) 2018, licht een tipje van de sluier op. Hij deed een succesvolle Europese subsidieaanvraag voor ‘Not-for-profit European Sport Events’ bij Erasmus+ Sport voor de Games, die in augustus 2018 in Friesland zijn gehouden.

Sijbesma licht toe dat het best spannend was of de subsidie van 4,7 ton al dan niet toegekend zou worden. Van de 160 punten die minimaal gehaald moesten worden voor een succesvolle aanvraag, haalden ze er 162 binnen. Eerlijkheidshalve geeft Sijbesma toe dat in de startsituatie een aantal positieve factoren een rol speelde.

“NOC*NSF deed dit project samen met TAFISA (The Association For International Sport for All) en Sport Fryslân, die al een subsidie binnen had van een Friese zorgverzekeraar van 2,5 ton. Ook kwam er advies van Kenniscentrum Sport. Verder konden we meeliften op het feit dat Leeuwarden Culturele hoofdstad van Europa was. Daar omheen was al een heel programma opgebouwd. Bovendien was het voor TAFISA de eerste keer dat er een Europese variant van de Games werd gehouden in Friesland. Het karakter van de Games – de uitwisseling van internationale culturele sporten zoals wijnvat rollen, highland games, fierljeppen, skûtsje silen etc. – is een thema dat het in Europa goed doet. Al deze factoren maakten dat we de aanvraag wel aandurfden.

“Toch moesten we nog wel voldoen aan extra voorwaarden. We hadden bijvoorbeeld 8 tot 10 Europese partnerlanden nodig om aan de aanvraag te voldoen. Van al die landen hadden we ook officiële aanmeldingsbrieven nodig. Op basis van adviezen voor de haalbaarheid van onze aanvraag, hebben we er bewust voor gekozen om NOC*NSF als hoofdaanvrager aan te wijzen.”

Aanloopprogramma

Programmabrochure op de Friese vlag

Een ander belangrijk element in de aanvraag was volgens Sijbesma het aanloopprogramma ofwel het preparation program. ‘Het moet om meer gaan dan sport alleen. Voorop bij Esfag stond dat het project een blijvende invloed moest hebben op de sportparticipatie in Friesland: de legacy. “Daarnaast hebben we ingezet op sociale participatie door vooral ook mensen met een handicap, eenzame ouderen en jeugd te betrekken bij de sportactiviteiten, door allerlei clinics te organiseren in samenwerking met de andere landen. Ook gezondheid, leefbaarheid en cultuur hebben we ingezet als thema’s in het aanloop- en het sideprogramma. Wat ook handig is om gebruik te maken van kennisorganisaties op het gebied van sport en samen met hen seminars te organiseren over thema’s die binnen de EU leven.”

Het toenmalige Kenniscentrum Sport was die kennispartner bij de European Games. Ze organiseerden een innovatieve kennissafari op de slotdag van de Games in Heerenveen (video).

Financiële verantwoording

Waar je volgens Sijbesma ook mee scoort bij de aanvraag is het slim benutten van alle toegekende euro’s en vooral niet overvragen. “Wij hebben er bijvoorbeeld voor gekozen om niet in hotels te gaan maar alle 200 deelnemende sporters en begeleiders onder te brengen bij gastgezinnen. Dat draagt natuurlijk ook weer enorm bij aan de culturele uitwisseling. Een ander punt waar je tijdens het project heel goed op moet letten is de financiële verantwoording, die gaat best ver. Je moet alles kunnen verantwoorden. Als je bijvoorbeeld een zaal huurt, moet je kunnen aantonen met foto’s dat het ook daadwerkelijk die zaal was. Als je het niet kunt verantwoorden, dan krijg je korting op de subsidie. Het is goed om dat van te voren al te bedenken en alles goed te documenteren.”

Collaborative partnership aanvraag Erasmus+ Sport

Dorien Dijk, adviseur bij Kenniscentrum Sport & Bewegen, weet ook hoe je een succesvolle subsidieaanvraag indient bij Erasmus+Sport. Voor het programma Keep Youngsters Involved (hoe ga je uitval in sportparticipatie tegen bij jongeren tussen 12-19 jaar) diende ze in 2016 namens het toenmalige Kenniscentrum Sport een subsidieaanvraag in bij Erasmus +Sport, die uiteindelijk werd goedgekeurd. In 2015 probeerde de kennisorganisatie het ook al. Toen lukte het niet.

logo Keep Youngsters Involved EU

Dorien Dijk: “We hebben goed naar de adviezen van de beoordelingscommissie gekeken en er ons voordeel mee gedaan. Het belangrijkste is misschien wel dat we ruim de tijd hebben genomen – 4 weken – om de aanvraag te schrijven. Besef je dat het coördineren van een aanvraag een hoop tijd kost en partners van je verwachten dat je het initiatief neemt. Realiseer je wat de relevantie van je onderwep is voor Europa. Sluit het gekozen onderwerp aan op Europese vraagstukken? Wordt het onderwerp/probleem herkend door andere Europese landen?”

“Voor ons project geldt dat we de urgentie van het onderwerp van deze groep jeugdigen beter in beeld hebben gebracht. Bijna in alle landen is uitval van jongeren groot in de georganiseerde sport. Het probleem moet herkenbaar zijn in andere EU-landen. Als ondersteuning hebben we cijfermateriaal van de WHO gebruikt.”

“Het levert hele waardevolle informatie op als je met verschillende landen samenwerkt. Voor Keep Youngsters Involved hebben we nu 14 factoren benoemd die sportuitval voorkomen. Daarnaast hebben we producten ontwikkeld die van een hoge kwaliteit zijn. Hoger dan dat je dit alleen zou doen met Nederlandse partners.”

Partners

Bij de keuze van partners is Dorien Dijk evenmin over één nacht ijs gegaan. “Je moet ervoor zorgen dat je partners complementair zijn, van onderzoek tot praktijk. Wij zijn bijvoorbeeld in zee gegaan met de Universiteit van Leuven, de KNZB, TAFISA en IPDJ, uit Portugal, universiteit van Limerick (Ierland), NISR (Roemenië).”

“Zorg er ook voor dat je onderling goed kunt communiceren in het Engels, zodat de communicatie makkelijk gaat en er op dat punt geen verwarring ontstaat. In ons geval moeten we met 8 organisaties uit 6 verschillende EU-landen communiceren. Dat vergt veel inzet om ze allemaal betrokken te houden. Daar moet je je niet op verkijken.” Ook Dorien Dijk benadrukt de financiële verantwoording. “Je moet alles documenteren. Dat kost een hoop tijd. Maar daar heb je later baat bij.”

Tips en tricks van de experts voor aanvraag Erasmus+

De aanvraag

een tien euro biljet met een rekenmachine er op
  • Neem ruim de tijd voor de aanvraag; minimaal 1 persoon die 4 weken de tijd heeft.
  • Maak hierbij gebruik van onderwijs- of kennisinstituten om de aanvraag te monitoren en te evalueren, reviews en analyses te doen bij een collaborative partnerships aanvraag.
  • Maak gebruik van de kennis bij Erasmus+ om de aanvraag te laten voldoen aan alle voorwaarden.
  • Breng de urgentie van de aanvraag goed in beeld en onderbouw het met cijfers.
  • Let bij de aanvraag op thema’s die op dat moment in Europa spelen.

Partners

  • Sluit je aan bij een ervaren projecteigenaar.
  • Kijk ook naar partners buiten de sport zoals het onderwijs, gezondheidsinstellingen, jeugdinstellingen etc.
  • Zoek partners verspreid over Europa, maar wel aangesloten bij Erasmus+.
  • Probeer partners te zoeken, die complementair zijn en goed aangeschreven staan.
  • Zorg dat je officiële aanmeldingsbrieven krijgt van alle aangesloten partners.

Project

  • De uitstraling van het project is heel belangrijk. Breng dat in de communicatie duidelijk naar voren.
  • Het project moet sport overstijgend zijn. Kijk hierbij naar sociaal-maatschappelijke en economische problemen in Europa en probeer daarbij aan te sluiten.
  • voor evenementen-aanvragen: het side-programma (seminars, kennisuitwisseling ism kennisinstellingen) speelt een belangrijke rol.
  • Kijk of je aan kunt sluiten bij een bestaand evenement.
  • Borg de kennisoverdracht.

Financiële verantwoording

  • Zorg ervoor dat je niet overvraagt bij de subsidieaanvraag.
  • Probeer creatieve en slimme oplossingen te vinden om het subsidiegeld zo efficiënt mogelijk te besteden.
  • Zorg dat je gedurende het project alles documenteert.
  • Maak foto’s van alle verrichtingen, activiteiten en (gehuurde) accommodaties.
  • Zorg in verband met de voorfinanciering voor voldoende cashflow en houdt rekening met eventuele kortingen op de subsidie (in het geval het geld niet verantwoord kan worden).

Meer weten?

Klaar om aan de slag te gaan met de programmagids van Erasmus+ 2022? Op 14 december 2020 organiseerde Kenniscentrum Sport & Bewegen samen met VWS, NOC*NSF, VSG en Sportsubsidie.nl een online inspiratiebijeenkomst over dit thema. Die is terug te zien via de eventpagina. De editie van 2022 is op 11 januari.

Kenniscentrum Sport & Bewegen kan in algemene termen advies geven, fungeren als projectpartner en doorverwijzen naar gespecialiseerde adviesbureaus of mogelijke projectpartners. Neem hiervoor contact op met Jacqueline Kronenburg.

Artikelen uitgelicht


Beleid
public, professional
tips
beleidsontwikkelingen, financiering en subsidies, sportevenementen