Huis van Eemnes: bijzondere samenwerking in een multifunctionele accommodatie

Huis van Eemnes

De gemeente Eemnes besloot in 2013 de bibliotheek in het dorp (één van de zeven vestigingen in de Gooi- en Vechtstreek) samen te voegen met sport- en ontmoetingscentrum De Hilt. De oorspronkelijke plannen om de bibliotheek aan de sporthal te bouwen, haalden het niet. Het bleek vanuit duurzaamheidsoogpunt goedkoper om samen met de sport nieuwbouw te realiseren.

Sinds januari 2020 zijn alle maatschappelijke kerntaken in Eemnes verzameld in één gebouw: bibliotheek, twee sporthallen, theater, horeca en zalen voormaatschappelijke activiteiten. Als organisatievorm is gekozen voor externe verzelfstandiging. Zowel de bibliotheek als het Huis van Eemnes (sporthallen, horeca, theater en zalen) zijn stichtingen. De gemeente is eigenaar van het pand. Hoofdhuurder Huis van Eemnes doet met uitzondering van de bibliotheek de exploitatie en voor het hele pand het beheer en onderhoud. Zij ontvangt daarvoor een jaarlijkse exploitatiesubsidie van de gemeente.

Ontmoeten en verbinden

“Wij zijn dé ontmoetingsplek voor de inwoners van Eemnes”, vertelt Thijs Spee, manager lokale dienstverlening van Bibliotheek Gooi+. “Alle kerntaken zitten in één gebouw en daar zijn we heel trots op. Het gaat veel verder dan alleen het uitlenen van boeken en het huisvesten van sportverenigingen. We organiseren diverse bijeenkomsten over brandveiligheid, gezondheid en welzijn, duurzaamheid, energiebesparing en juridische zaken. Ook de wethouder houdt hier straks spreekuur. Laagdrempeligheid is voor ons heel belangrijk.”

Lydia Baloe, algemeen directeur van Huis van Eemnes, beaamt dat. “Wij zoeken de verbinding in alle aspecten. We verwijzen de sporters door naar de bibliotheek en de spreekuren en andersom werkt het ook. Het uitgangspunt voor de bouw was dat we eenheid uitstralen in onze visie en doelstellingen. Dat is in ons geval goed gelukt.” Hoe je dat voor elkaar krijgt? “ Goede afspraken maken aan de voorkant”, zegt Baloe. “Zodat het voor iedereen duidelijk is welk doel we nastreven.” Spee: “Dat hebben we vastgelegd in een handboek, met alle verantwoordelijkheden en afspraken. Van de beschrijving van het interieur en personele inzet tot en met de afspraken over de geluidssterkte en luchtbehandeling in het gebouw.”

Constant afstemmen

“De kracht van onze samenwerking zit in het constant op elkaar afstemmen”, zegt Spee. “Daar moet je voorafgaand heel duidelijk in investeren. Je gaat als het ware van een latrelatie naar een huwelijk. Dat kost tijd en inspanning. Je moet goed nadenken over alle elementen van je bedrijfsvoering, dat ze aanvullend zijn en elkaar niet in de weg staan. We hebben bijvoorbeeld een maandelijkse activiteitenkalender voor de bibliotheek en de zalen. Dan kan het niet zo zijn dat wij als bibliotheek een dictee organiseren terwijl er in de zaal ernaast een jamsessie is waar veel bezoekers op afkomen. We stellen het activiteitenprogramma samen op.”

Baloe: “We werken ook nauw samen op het gebied van personeel. Onze horecamedewerkers moeten ook vragen kunnen beantwoorden over boeken en bijeenkomsten van de bibliotheek. Of in ieder geval kunnen doorverwijzen. Daar worden ze op getraind. Ook zij moeten het gevoel hebben dat we een eenheid zijn en dat we voor iedereen klaar staan.”

Gebruik

Overdag maken de basisscholen in Eemnes en een aantal welzijns- en ouderenorganisaties gebruik van de sporthallen en in de avonduren en het weekend de georganiseerde sport. “Ook proberen we zoveel mogelijk evenementen binnen te halen in de zomerperiode als de seizoenssporten naar buiten gaan”, zegt Baloe, die eerder in de evenementensector werkte. “Uiteraard wil je het hele jaar door de bezetting zo hoog mogelijk houden. Voor de andere zalen hebben we een breed scala aan gebruikers, van dansen en yoga tot muziekvoorstellingen en van sport- en kookworkshops tot lezingen en toneelavonden.” Hoe dat de afgelopen twee jaar ging? “Dat is lastig te zeggen, omdat we vanwege corona geen normale bedrijfsvoering hadden. We zijn pas vanaf maart dit jaar weer volledig in bedrijf.”

Kruisbestuiving

Ook in het gebruik van de ruimtes is er zoveel mogelijk kans op kruisbestuiving. Overal door het gebouw heen staan boeken, van de hal tot het café. “Dat zorgt ervoor dat mensen die normaliter niet zo snel een boek pakken nu ook geïnteresseerd raken”, zegt Spee. ”Dat geldt ook voor schoolklassen die hier komen sporten. Die brengen dan na afloop nog een bezoek aan de  bibliotheek. Of statushouders die hier taalles volgen en op deze manier makkelijker een boek pakken. We hebben sinds kort meer mannelijke leden. Die komen hier om te sporten en zien wat de bibliotheek te bieden heeft. We hebben zelfs onze collectie erop aangepast: meer biografieën en sportboeken”. 

Meerwaarde op lange termijn

De bouwkosten van de MFA waren aanzienlijk: 14,1 miljoen euro. En dat in een dorp met 9.000 inwoners. “Daar is veel over gesteggeld in de gemeenteraad”, vertelt Spee. “Waarom al dat belastinggeld in zo’n duur gebouw? “Ik kan daarop zeggen dat het zich in de toekomst terugverdient. We hebben veel duurzaamheidsmaatregelen getroffen. We zijn bijna energieneutraal met 1.800 zonnepanelen op het dak, een warmteterugwin-installatie (WTW) en gasloos.”

“Als het om duurzaamheid gaat, zijn er dappere keuzes gemaakt”, zegt Baloe. “We hebben beide hoog ingestoken voor duurzaamheid en toekomstbestendigheid. De exploitatie van zo’n gebouw gaat over 30 of 40 jaar. Daar moet je het tegen afzetten. En ook tegen de maatschappelijke meerwaarde. Je kunt van tevoren niet goed inschatten wat het effect is van zo’n gebouw op de gemeenschap. Het is inmiddels gebleken dat we ook een bijdrage leveren aan andere sociale doelen die gemeente nastreeft zoals het tegengaan van vereenzaming, ontmoeting tussen jong en oud en het verminderen van laaggeletterdheid.”

Exploitatie

De gemeente heeft als eigenaar van het pand regelmatig overleg met beide partijen afzonderlijk. Ieder is verantwoordelijk voor zijn eigen exploitatie. Baloe: “Dat staat los van elkaar. Wij dienen jaarlijks onze begroting in en krijgen een exploitatiesubsidie en een subsidie voor sociaal cultureel werk. Die subsidies worden elk jaar minder. Het is ook ons doel om de exploitatie ieder jaar te verbeteren. Toch verwacht ik niet dat we ooit zonder subsidie kunnen. Dat heeft te maken met de sociale doelen die de gemeente ons stelt. Wij vinden het ook belangrijk dat we sport- en welzijnsverenigingen kunnen huisvesten en dat we de activiteiten van de bibliotheek kunnen faciliteren. Het winstoogmerk is voor ons niet leidend.”

Tips

Baloe en Spee hebben onderstaande tips voor partijen die in de toekomst een MFA willen exploiteren.

• Maak voordat de bouw begint goede afspraken over de samenwerking
• Leg de afspraken vast in een handboek
• Evalueer het handboek jaarlijks
• Zorg voor een goede afstemming op de activiteitenkalender
• Zorg dat je je personeel kunt inzetten voor alle functies in het gebouw
• Besteed veel aandacht aan het gastheerschap
• Maak alle functies in het gebouw zichtbaar voor de bezoekers
• Zet in op evenementen in de zomerperiode (na het sportseizoen)
• Zoek zoveel mogelijk aansluiting bij andere maatschappelijke organisaties in je gemeente
• Creëer laagdrempeligheid door gastvrijheid

Foto boven artikel: Marco Heyda/includi