Implementatie: Hoe begin je een stakeholderanalyse?

Wat is stakeholdermapping?

Stakeholdermapping helpt je om jouw stakeholders te identificeren en categoriseren. Zo analyseer je wie belangrijk zijn om te betrekken bij jouw implementatie – en hoe^[1].

We spreken hier van implementatie als je een nieuwe aanpak of interventie wilt introduceren in een organisatie, wijk, of andere omgeving.

Met een gestructureerde aanpak vergroot je de kans dat die vernieuwing goed landt en langere tijd behouden blijft. In dit artikel gebruiken we het woord ‘interventie’, maar de informatie geldt dus ook voor andere programma’s en aanpakken waar implementatie vraagt om een gestructureerde aanpak.

Stakeholdermapping is een manier om visueel inzichtelijk te maken welke ‘key’ stakeholders betrokken zijn bij het implementatietraject. Denk aan vragen als:

• Welke interesse en belangen hebben zij bij de implementatie?
• Kunnen ze de implementatie faciliteren of juist belemmeren^[1]?

Welk model gebruik je voor stakeholdermapping?

Er bestaan verschillende tools en modellen om stakeholdermapping te doen, zoals het COSMOS-model[1] of de Stakeholder Mapping Guide van de World Health Organization^[2].

In dit artikel beschrijven we hoe je de 2×2 power-interest matrix van Mendelow^[3] kunt toepassen. Volgens Mendelow^[3] is het nuttig om stakeholders te analyseren op twee dimensies:-

• ‘power’ (de mate van invloed op de uitkomsten van het project)
• ‘interest’ (de mate van interesse in het slagen van het project)

Door stakeholders in een matrix van power en interest te plaatsen (figuur 1), maak je duidelijk of – en hoe – de stakeholder betrokken moet worden bij het project.

Figuur 1. 2×2 power-interest matrix, vormgegeven op basis van Mendelow^[3].

Betrek stakeholders van verschillende niveaus

Voor een stakeholderanalysesessie heb je een aantal mensen (de stakeholders) nodig die met je mee willen denken.

• Bepaal eerst zelf wie belangrijke stakeholders zijn in jouw implementatieproject. Een stakeholder wordt gedefinieerd als ‘een persoon, groep en/of organisatie die wordt beïnvloed of invloed heeft op een bepaalde activiteit in een organisatie’^[1].

• Let daarbij op de vijf verschillende niveaus van stakeholders (eindgebruiker, implementeerder, organisatie, interventie-eigenaar en context). Voor de sessie is het wenselijk om belangrijke stakeholders uit verschillende niveaus bij elkaar te hebben.

• Het totaal aantal deelnemers kun je zelf bepalen. Indien er meer dan acht deelnemers zijn, raden we aan de groep op te splitsen in kleinere groepen van ongeveer vier personen. In dat geval zorg je dat deelnemers van vergelijkbare stakeholder-niveaus in verschillende groepen zitten.

• Personen uit verschillende stakeholder-niveaus zullen logischerwijs dichterbij of verderaf van de interventie staan. Zij moeten vanzelfsprekend wel enig gevoel hebben voor de interventie die je wilt implementeren, maar ze hoeven niet per definitie een rol te hebben tijdens de verdere implementatie. Het is belangrijk dat het voor alle deelnemers duidelijk is waarom juist hun expertise wordt gevraagd in dit implementatievraagstuk.

Tip: Zorg dat deelname aantrekkelijk is en aansluit bij de werkwijze van de stakeholders, zoals een tijdstip binnen of juist buiten werktijd en kies een locatie in de buurt.

Organiseren van een stakeholderanalysesessie

Je kunt de sessie zelf opdelen in verschillende stappen, die we hieronder toelichten.

Stap 1: Kennismaking en toelichting interventie

Geef de deelnemers de gelegenheid om kennis te maken met elkaar. Zo weten ze welke rol de ander inneemt in relatie tot de interventie en vanuit welk perspectief de ander aanwezig is.

Om gezamenlijk over de stakeholdermap te kunnen brainstormen, is het belangrijk dat iedereen enige informatie over de interventie heeft. Afhankelijk van de voorkennis geef je meer of minder uitleg over de achtergrond van de interventie. Vervolgens bespreek je duidelijk de kernelementen van de interventie die geïmplementeerd moeten worden. Kernelementen zijn de onmisbare onderdelen die de interventie effectief maken[4].

Daarnaast is het belangrijk om het gezamenlijke implementatiedoel toe te lichten. Geef ook ruimte aan de deelnemers om te delen vanuit welk doel, visie of belang zij deelnemen aan deze sessie.

Tip: Implementeren gaat makkelijker als er een goede relatie is tussen de stakeholders. Investeer daarom echt tijd om elkaar te leren kennen.

Stap 2: Stakeholders identificeren

Benodigdheden: post-its en pennen

Geef iedereen een paar minuten de tijd om individueel op een post-it te schrijven welke stakeholders belangrijk kunnen zijn. Vragen die je hierbij kunt stellen, zijn:

• Wie vindt er wat van als deze interventie wordt geïmplementeerd?

• Wie wordt beïnvloed door de (implementatie van de) interventie?

• Wie zullen potentieel de (implementatie van de) interventie aanmoedigen, en wie juist afraden?

• Wie zullen een financieel belang hebben bij de (implementatie van de) interventie?

Tip: Stimuleer om out of the box te denken!

Stakeholders zijn niet alleen degenen die zich direct bemoeien met de implementatie of interventie. Het kan ook iemand zijn die er op een andere manier invloed op kan hebben. Zoals bijvoorbeeld een ‘groundsman’ op het sportveld. Omdat deze groundsman veel verschillende mensen op de sportclub kent, kan hij anderen enthousiasmeren. Of bijvoorbeeld een bekende Nederlander die als ambassadeur de interventie kan promoten.

Probeer bij dit onderdeel in eerste instantie discussie binnen de groep te ontmoedigen. Om juist het perspectief van iedereen zo goed mogelijk te vatten, is een individuele brainstorm essentieel. Daarna kan brainstormen als groep een effectieve manier zijn om gezamenlijk tot een lijst te komen.

Wees je ervan bewust dat deze lijst niet onuitputtelijk is; het identificeren van stakeholders is een continu proces waarbij stakeholders die relevant blijken te zijn, worden toegevoegd. Ook kunnen de rollen van stakeholders veranderen of kunnen stakeholders verdwijnen die toch minder invloed hadden dan in eerste instantie gedacht.

Stap 3: stakeholders plaatsen in de matrix

Benodigdheden: post-its uit stap 2, matrix op pagina 1 van dit werkblad

In de volgende 20 minuten gaat de groep aan de slag om de stakeholders te plaatsen in de matrix. Hiervoor kun je het matrix werkblad gebruiken. De groep bespreekt de resultaten. Om de discussie te faciliteren kun je vragen stellen, zoals:

• Welke stakeholders zijn vaak opgeschreven en waar in de matrix staan zij? Is daar discussie of onduidelijkheid over? Waar komt dat door?

• Welke stakeholders zijn weinig opgeschreven en waar in de matrix staan zij? Waar komt dat door?

• Werken degenen die in hetzelfde hokje zitten ook vaker met elkaar samen? Waarom wel/niet?

• Welke stakeholders moet je zeker betrekken om het implementatieproject te laten slagen? Waarom juist die?

Tip: Maak een prioriteitenlijst. Dit helpt om te bepalen welke stakeholders je nog moet betrekken bij het project. Overleg samen hoeveel stakeholders van de lijst je gaat betrekken en wat haalbaar is.

Tip: Als je de groep hebt opgedeeld, kun je de groepen vragen om een pitch voor te bereiden van twee minuten, waarin zij hun brainstorm terugkoppelen aan elkaar.

Stap 4: opstellen van een actieplan

Benodigdheden: pennen/stiften, actieplan op pagina 2 van dit werkblad

Vanuit deze eerste brainstorm ontstaat een beeld welke personen en/of organisaties een stakeholder zijn. De plaatsing van de stakeholder in de matrix geeft richting in welke mate die stakeholder bij de implementatie betrokken moet worden.

Met behulp van de stakeholdermap kun je vervolgens samen kijken welke acties gewenst zijn. De acties kun je samenvatten in een actieplan. Acties hangen af van de plek in de matrix:

• A: Weinig interesse & weinig macht. Beperkte inspanning: deze groep kun je zo nu en dan informeren, maar communiceer niet te veel. Houd vooral in de gaten of de status van deze stakeholders verandert.

• B: Veel interesse & weinig macht. Informeer de partijen goed over veranderingen en luister naar hun meningen en suggesties voor verbeteringen; die kunnen helpen om inzicht te krijgen wat belangrijk is om de implementatie te bevorderen. Deze groep heeft geen inspraak in beslissingen, maar heeft er wel belang bij.

• C: Weinig interesse & veel macht. Voldoen aan behoeften. Houd deze stakeholders goed op de hoogte, maar je hoeft voorlopig niet veel meer met deze groep. De groep bestaat vaak uit (lokale) overheden; ze hebben macht om wetten en regels te veranderen, maar hebben waarschijnlijk weinig interesse in het (lokale) project. Het is toch belangrijk deze groep betrokken te houden, wanneer ze ineens verschuiven naar groep D; dan zijn ze in ieder geval al geïnformeerd.

• D: Veel interesse & veel macht. Dit zijn de belangrijkste stakeholders. Betrek deze stakeholders het meest actief en uitgebreid bij het project en houd ze aangehaakt.[3] Ze zijn erg betrokken bij besluitvorming en hebben veel invloed op de gang van zaken van het project.

Om dit onderdeel structuur te geven kun je inspiratie opdoen via Meedoen Meerkamp. Gebruik bijvoorbeeld de download Optimaliseren van lokale samenwerking.

Stap 5: afronding

Om stakeholders betrokken te houden, is het belangrijk om te delen dat hun input relevant is en mede richting geeft aan het implementatieproject. Gebruik de afronding om de belangrijkste onderwerpen terug te koppelen en een vooruitblik te geven op de volgende stap in het project. Dit kan een vervolgsessie zijn waarbij je bovenstaande stap herhaalt met een andere groep stakeholders. Of misschien is de stakeholderanalyse al compleet genoeg en kun je acties gaan ondernemen om je stakeholders op een passende manier te betrekken.

Op zoek naar meer inspiratie en ondersteunende materialen? Ga naar Platform Implementatie Sport & Bewegen.