Zo krijgt de gemeente Soest inzicht in de opbrengsten van de buurtsportcoachregeling

Namens de gemeente Soest vertelt coördinator van de buurtsportcoaches Robbert Jaspers over dit plan. Jaspers: “Als gemeente willen we niet controleren wat de buurtsportcoaches doen. Zij krijgen juist veel vrijheid en ik blijf het liefste ver weg van termen als ‘verantwoording’. Net als veel andere gemeenten wilden we inzicht in de opbrengsten van de inzet van buurtsportcoaches in Soest. Daarbij waren we vooral op zoek naar een manier om informatie over de processen, de projecten en de samenwerking op te halen, met als doel deze te verbeteren.”

Samen met stagiair Dave Klarenbeek van de opleiding Sportmanagement (nu sportkunde) van hogeschool Windesheim werden gesprekken gevoerd met Stichting Life Goals, Kenniscentrum Sport en Mulier Instituut om een monitoringssysteem op te tuigen voor Soest.

Positieve insteek voor keuze monitoringssysteem als AI model

Via Dave Klarenbeek stuitte Jaspers op ‘Appreciative Inquiry’ (AI) ofwel het waarderend onderzoeken. Deze kwalitatieve onderzoeksmethode focust op het vergroten van krachten, leren van het verleden en verder ontwikkelen op successen, en vooral niet op dingen die niet goed gaan, het corrigeren van fouten of zwaktes.

Jaspers: “Hier waren we onmiddellijk van gecharmeerd, vanwege de positieve insteek. Via Stichting Life Goals kwamen we op het idee een scorelijst te gebruiken om de buurtsportcoachregeling in Soest te beoordelen. We waarderen het enorm dat we van Stichting Life Goals hun scorelijst mochten gebruiken als basisbestand. Dat heeft ons veel werk gescheeld.”

Spinnenweb

Dat exceldocument was een waardevolle basis, maar de invulling moest compleet veranderd worden om daadwerkelijk inzicht te krijgen in de buurtsportcoachregeling in Soest. Er werden zes pijlers opgesteld met allemaal 5 of 6 stellingen. Zowel de buurtsportcoaches als de aanvoerders (werkgevers) en de spelers (samenwerkingspartners) vulden de stellingen in op de scorelijst, met een cijfer van 1 tot 5 en ruimte voor een korte opmerking. De uitkomsten per pijler werden vervolgens in een soort spinnenweb weergegeven.

Individuele gesprekken en groepsgesprekken

Jaspers licht toe waarom de spinnenwebben hem en zijn collega’s waardevolle informatie opleveren: “de uitkomsten van de scorelijsten zeggen op zichzelf niet zoveel. Waar de een de stelling aan kruist met een 3, zal de ander een 5 geven. Alles kan en mag, niks is goed of fout. Maar het biedt wel veel aanknopingspunten voor een gesprek. Want: wat maakt dat jij een 5 geeft? en waarom geef jij een 3 en geen 5?

Wij hebben individuele gesprekken gevoerd met iedereen toen de scorelijsten in februari 2018 voor de eerste keer ingevuld moesten worden. Vanuit het waarderend onderzoeken was de leidende vraag bij alle pijlers: ‘vertel eens over wat goed gaat?’. Vervolgens zijn groepsgesprekken gevoerd per projectteam en een apart groepsgesprek met de buurtsportcoaches samen. Vooral voor de buurtsportcoaches – en voor de coördinator en stagiair Dave – was het dus wel een flinke tijdsinvestering. Maar iedereen heeft aangegeven dat het waardevol en prettig was.”

In november 2018 werd de scorelijst door iedereen zelfstandig nogmaals ingevuld. Als vervolg daarop vonden begin 2019 weer groepsgesprekken plaats, waarin de succesfactoren zijn onderzocht en besproken.

Actiepunten per project of samenwerkingsverband

Het zijn dus niet zozeer de scorelijsten, de stellingen en de uitkomsten die inzicht geven, maar vooral de gesprekken hierover. Daarbij is de insteek dus altijd positief, volgens het waarderend AI-model. Want vanuit een positieve invalshoek is het altijd prettiger (samen)werken en vanuit ieders intrinsieke motivatie komen de beste actiepunten. Tijdens de groepsgesprekken kreeg iedereen tijd om de uitkomsten (spinnenwebben per stelling) te bekijken en op flappen te noteren: wat valt positief op? Wat kan er nog beter? En wat gaan we doen?

Dit leverde in alle groepen belangrijke actiepunten op per project of samenwerkingsverband. Bijvoorbeeld, de beweegmakelaars koppelen na afronding van een traject met een deelnemer consequent terug naar de betreffende huisarts. En de projectgroep On the Move waar 6 organisaties deel van uitmaken, heeft met elkaar afgesproken dat ze maandelijks het financiële overzicht bespreekt, zodat iedereen dezelfde informatie heeft en er meer eendracht ontstaat in het team. Jaspers: “Het mooie is dat er veel draagvlak en motivatie is om hiermee aan de slag te gaan, doordat het niet is opgelegd maar uit de mensen zelf komt.”

Opbrengsten monitoren en evalueren

Deze manier van monitoren en evalueren levert vooral inzicht op in werkprocessen en samenwerkingsrelaties, met uiteraard actiepunten voor verbeteringen. Ondanks de tijdsinvestering is Jaspers positief over deze manier van monitoren en het inzicht dat ze krijgen in de opbrengsten en mogelijke verbeterpunten.

“Sommige buurtsportcoaches waren van tevoren wat sceptisch over de individuele gesprekken, omdat het hen deed denken aan een functioneringsgesprek. Ook bij hen overheerste achteraf enthousiasme. Een van de betrokken samenwerkingspartners werd zelfs emotioneel tijdens een gesprek, omdat inzichtelijk werd wat ze allemaal had bereikt. Dat was prachtig en waardevol!”

Monitoring en evaluatie tips van gemeente Soest en Kenniscentrum Sport & Bewegen

• Als je het zelf lastig vindt of weinig tijd hebt, dan kan een student ondersteunen bij het opstellen en/of uitvoeren van een M&E-plan.
• Reserveer tijd bij alle betrokkenen (en ook in de projectplannen) voor monitoring en evaluatie, plus eventueel een budget voor het inhuren van een onafhankelijke gespreksleider (als je die rol zelf niet kan of wil oppakken) voor de groepsgesprekken.
• Jaspers: “Probeer je collega’s bij de gemeente, de Raad en de samenwerkingspartners op tijd te informeren over de voortgang en de opbrengsten van de buurtsportcoachregeling. Zo voorkom je overbodige vragen, en ga je uitgebreide ‘verantwoording’ uit de weg. Wij nodigen de wethouder regelmatig uit te komen kijken bij activiteiten, en ook de raadsleden zijn van harte welkom.”
• Uiteraard moet ook Jaspers in Soest verantwoorden wat de buurtsportcoaches doen. Hij doet dit door met de buurtsportcoaches jaarlijks een factsheet op te stellen per project(team) met feiten, cijfers, activiteiten, citaten van deelnemers en partners en foto’s.
• Om naast informatie over processen en samenwerking ook inzicht te krijgen in cijfers, houden de buurtsportcoaches in Soest een laagdrempelig lijstje met activiteiten en het aantal deelnemers (inclusief aantallen uitvallers, doorstromers) bij in Excel.
• Het begin is vaak lastig, want hoe kom je aan een 0-meting? Met bovenstaande methode kun je ‘gewoon’ beginnen. Bij de eerste keer invullen en gesprekken kun je aangeven over welke periode de antwoorden gegeven moeten worden. Als je een (half) jaar later opnieuw bij elkaar zit, kun je ontwikkelingen bespreken, met elkaar conclusies trekken over de voortgang en actiepunten opstellen.

Meer weten en lezen?

• Robbert Jaspers, coördinator buurtsportcoaches bij de gemeente Soest is graag bereid om meer te vertellen over hun werkwijze. Neem contact op via jaspers@soest.nl.
• Lees over de omgekeerde aanpak van de buurtsportcoachregeling in Soest
• Lees ‘Beweegmakelaar’ kan sportdrempel verlagen op Medisch Contact, 5 november 2018
• Lees over een van de projecten binnen de buurtsportcoachregeling in Soest: van bijstand naar meedoen!
• Stappenplan voor het monitoren en evalueren van de inzet van buurtsportcoaches, met gemeente Soest als een van de voorbeelden.
• Stichting Life Goals is gespecialiseerd in het monitoren van sociale impact van sportprogramma’s. Hiervoor hebben ze een app laten ontwikkelen die inmiddels door meer dan 100 buurtsportcoaches wordt gebruikt. De app levert relevante data op over de impact van sportprogramma’s en de inzet van buurtsportcoaches, maar is nu ook breder inzetbaar voor organisaties die aan de slag willen met monitoring en evaluatie. Meer weten? Neem contact op met Dico de Jager via dico@stichtinglifegoals.nl.