Schrijf je in voor de nieuwsbrief:
Sluiten

Samenwerking penningmeesters en kascommissie

Blog

In dit artikel vind je handige tips om de communicatie tussen het sportverenigingsbestuur (in het bijzonder de penningmeester) en de kascommissie te optimaliseren.

Om kascommissies van verenigingen op weg te helpen hun taak te vervullen, heeft verenigingsman, registeraccountant en bedrijfseconoom Maarten den Ouden De Kascommissiegids geschreven. Met handige tips uit de praktijk en overzichtelijke checklisten voor ieder onderdeel van het controletraject. In dit artikel delen we een paar van die tips.

Tips voor penningmeesters

  1. Zorg voor een goede bemensing van de kascommissie. Selecteer geschikte leden al vóór de algemene ledenvergadering. Laat niet van het toeval afhangen wie zich beschikbaar stelt voor zo’n belangrijke functie.
  2. Laat zien dat je belang hecht aan een gedegen controle van het financieel verslag. Nodig de leden van de kascommissie uit voor een gesprek met het dagelijks bestuur waarin je het belang van een goede controle benadrukt en afspraken maakt over de samenwerking.
  3. Plan dit gesprek niet kort voor de ledenvergadering waarin de commissie verslag moet doen van haar bevindingen, maar kort ná de ledenvergadering waarin de commissieleden zijn benoemd.
  4. Verlang van de kascommissie dat zij zich goed voorbereidt op haar belangrijke taak.
  5. Verlang van de kascommissie dat zij de controle doet aan de hand van een checklist. Zelfs ervaren accountants controleren met behulp van een checklist. Zonder gebruik van een checklist is het gevaar groot dat zaken over het hoofd worden gezien.
  6. Plan een overleg tussen de eigenlijke controle en de ledenvergadering om de bevindingen van de commissie te bespreken.
  7. Evalueer met penningmeester én kascommissie de controle. Schroom niet om de controle ‘over’ te laten doen als je er niet van overtuigd bent dat de controle heeft plaatsgevonden.

Tips voor de kascommissie

  1. Bereid de daadwerkelijke controle voor. Vergelijk de jaarcijfers met de cijfers van het jaar ervoor en met de begroting.
  2. Voer de controle uit aan de hand van een geschikte checklist.
  3. Jullie taak is de controle van het financieel verslag, dus van balans, resultatenrekening en de toelichtingen daarbij. Dat betekent dat je van elke post van de balans en resultatenrekening moet vaststellen dat deze correct is.
  4. ‘Correct’ wil niet alleen zeggen ‘juist’, maar ook volledig. Ter illustratie: als de balans vermeldt ‘crediteuren €250’ moet je niet alleen vaststellen dat er inderdaad nog €250 verschuldigd is aan crediteuren, maar ook dat er niet meer verschuldigd is. Met andere woorden: zijn alle crediteuren voor alle schulden vermeld?
  5. Leg een dossier aan met onder meer statuten, reglement, checklists, jaarstukken, met het bestuur gemaakte afspraken. Draag dit dossier over aan de volgende kascommissie zodat deze een goed uitgangspunt heeft voor de volgende controle.
  6. Communiceer op een positieve manier! Wees niet karig met complimenten en geef geen kritiek. Beperk je tot feitelijkheden en adviseer over verbetermogelijkheden.

Tip: Bij wisselingen in het bestuur en (kantine)commissies raken belangrijke documenten nogal eens kwijt. Denk hierbij aan de certificaten van barpersoneel of draaiboeken van activiteiten. Je kan dit overzichtelijk maken door bijvoorbeeld een ondernemingsdossier aan te maken op mijnondernemingsdossier.nl.

Bewaren

Geselecteerd voor jou

Praat mee

Wat is jouw mening over of ervaring met dit onderwerp? Of heb je een specifieke vraag?

Laat hieronder een reactie achter en ga in gesprek.