Sluiten

De dilemma’s van teamleiders sport & bewegen in coronatijd

Artikel

Publicatiedatum 30 juni 2020

“Als sport- en beweegteam zijn we beter uit de crisis gekomen.” Althans, dat is de mening van een groep teamleiders die ervaringen uitwisselden over hun rol en hun uitdagingen tijdens de coronacrisis. In dit artikel delen zij hun inzichten en tips. “Er is bij inwoners en lokale organisaties nu meer waardering voor sport en bewegen – vooral in de openbare ruimte – dan voor de crisis.”

Hoe stuur je in zo’n bijzondere tijd een team op afstand online aan en hoe houd je het teamgevoel goed? Daarover gingen twaalf teamleiders uit het hele land tijdens twee online bijeenkomsten (gefaciliteerd door Kenniscentrum Sport & Bewegen) in gesprek. Dat deden ze samen met Johan Steenbergen en Hans van Egdom, die – ook voor dit artikel – een theoretisch kader schetsten. Via dit artikel deelt Kenniscentrum Sport & Bewegen de belangrijkste inzichten en tips met de bijna 500 teamleiders en coördinatoren in het land.

Een van de bevindingen uit de sessie: “Onze zichtbaarheid is toegenomen. Waar we eerst in een klein zaaltje achteraf stonden, doen we nu balkonsessies en bieden we activiteiten aan op pleinen en op het sportpark. Dat blijven we doen, ook als we terug gaan naar normaal.”

Binnen 48 uur van sportleider naar videoproducent

Vanaf half maart veranderde er veel, zo niet alles, voor buurtsportcoaches, vakleerkrachten, verenigingsondersteuners en hun collega’s en teamleiders. Activiteiten en lessen vervielen, overleg kon alleen online of telefonisch. Programmeringen moesten aangepast worden en al snel kwamen er vragen van nieuwe lokale organisaties. Medewerkers kregen ineens nieuwe doelgroepen, samenwerkingspartners en andere werkzaamheden toebedeeld.

Een van de teamleiders zegt hierover: “Binnen 48 uur zijn we van sportservice organisatie in een videoproductie maatschappij veranderd.” Andere teamleiders beamen dit. Dat zegt iets over de flexibiliteit, professionaliteit en creativiteit van deze sport- en beweegteams. Toen eind april de jeugd bij sportclubs weer mocht starten, moest het roer opnieuw volledig om en was goed overleg (nog steeds op afstand) noodzakelijk, over de nieuwe richtlijnen en samenwerking met bijvoorbeeld de veiligheidsregio.

5 tips voor teamleiders 

Volgens het model van Kogler Hill (2019) is een teamleider iemand die goed zicht heeft op hoe het team functioneert en vanuit dat beeld gericht en effectief acties onderneemt. Daarbij moet je als teamleider aandacht hebben voor intern (de taken en mensen in je team) en extern (de omgeving, de context, de samenwerkingspartners). In onderstaande vijf tips komen deze pijlers terug.

1. Heb oog voor de verschillen tussen teamleden en speel hier op in

Teamleden zijn verschillend in hoe ze de huidige, onzekere situatie ervaren. Ze hebben ook verschillende thuissituaties. Een werknemer met jonge kinderen had de afgelopen periode andere uitdagingen, dan een medewerker die alleen woont en die je wellicht moet afremmen om ook in de avonduren te werken.

Ook zijn er verschillen in werkstijlen (eerst even overleggen of liever zelfstandig werken). En verschillen in behoefte aan sociale contacten. Om deze verschillen en behoeften inzichtelijk te krijgen, heb je als teamleider regelmatig 1-op-1 contact nodig, waarin je vraagt naar zowel de werkzaamheden als de thuissituatie, de beschikbare werkplekken in huis en de behoefte aan overleg.

2. Plan de week niet vol met video calls

Veel mensen hebben het inmiddels zelf ervaren, maar ook uit onderzoek blijkt dat video calls meer energie kosten dan fysiek overleg (Gianpiero Petriglieri, 2020). Dat komt doordat je extra alert moet zijn tijdens een video call, omdat je subtiele signalen en lichaamstaal soms mist. Voor je ogen is het staren naar een beeldscherm extra vermoeiend.

Daar komt het gevaar bij dat sommige mensen het gevoel hebben altijd beschikbaar te moeten zijn voor online meetings. Dit is overigens ook een valkuil voor de teamleiders zelf, zo blijkt uit de gesprekken. Stimuleer je teamleden om af te wisselen met andere werkzaamheden, en plan voldoende beweegmomenten of andere ontspanning tussendoor. En probeer dat zelf ook te doen!

3. Maak een to-do-lijstje en een zorgen-voor-lijstje

Goed onderling contact tussen teamleden is waardevol, maar niet altijd voldoende. Als teamleider heb je de expliciete rol om ‘voor mensen te zorgen’. Dat geldt in eerste instantie voor je teamleden, maar ook voor samenwerkingsrelaties. In deze bijzondere, en voor sommige mensen onzekere tijd, is die aandacht voor mensen extra belangrijk. Maak een zorgen-voor-lijstje waarop je contact met teamleden en belangrijke externe relaties plaatst. Niet alleen als overleg over werkzaamheden nodig is, maar ook om te informeren hoe het gaat.

Hiervoor is geen ‘one size fits all’ benadering: het ene teamlid heeft behoefte aan tweewekelijks contact, waar een andere medewerker enkele keren per maand voldoende vindt. Je kunt ook teamleden als een soort maatjes aan elkaar koppelen, op basis van behoefte aan sociaal contact of op basis van inhoud.

4. Geef vertrouwen en laat dit ook zien in je handelen

Volgens de piramide van Lencioni (2002) is onderling vertrouwen de basis van een sterk team. Daarbij is het met name belangrijk dat je je kwetsbaar op durft te stellen en open en eerlijk durft te zijn. Bijvoorbeeld over risico’s die je hebt genomen of fouten die je hebt gemaakt. Dat geldt ook – of misschien wel in de eerste plaats – voor de teamleider. In een psychologisch veilige omgeving zijn mensen niet bang om gestraft of vernederd te worden, als ze hun fouten bespreekbaar maken of vragen stellen.

Daarbij is het essentieel dat je niet alleen je vertrouwen uitspreekt, maar er ook naar handelt. Een leestip voor teamleiders is het boek ‘De onbevreesde organisatie’ van Edmondson over hoe creativiteit en teamwork in de knel komen, als er geen vertrouwen is.

5. Geen controle en micromanagement, maar stuur op output

De meeste teamleiders sport & bewegen functioneren op tactisch niveau: tussen uitvoering (operationeel niveau) en beleid (strategisch niveau). Het is de kunst om als teamleider niet de uitvoering (het ‘hoe’) te controleren, maar te sturen op het ‘wat’ en de output. Met name voor teamleiders die voorheen zelf buurtsportcoach waren, kan dit een uitdaging zijn, omdat ze de praktijk zo goed kennen.

Als je in deze coronaperiode het gevoel hebt dat je grip verliest door de afstand, kan de neiging ontstaan om meer te gaan controleren. Probeer dit niet te doen, want controleren en micromanagement (over het ‘hoe’) leidt tot frustratie en verlies van energie bij teamleden en tot een gevoel van wantrouwen. Stel als teamleiders vragen aan je medewerkers als ‘hoe kunnen we resultaten uit ons plan bijstellen?’ en ‘wat heb je nodig om de gewenste/bijgestelde resultaten te behalen?’.

Teamgevoel bespreekbaar maken

Meerdere teamleiders hebben gemerkt dat het teamgevoel in hun team is veranderd tijdens de ‘intelligente lockdown’. Wat in beide sessies duidelijk naar voren kwam, is dat het teamgevoel en de samenwerking in een team de verantwoordelijkheid van het hele team is. En niet alleen van de teamleider. Het is wel belangrijk dat je het als teamleiders bespreekbaar maakt. Bespreek met je team hoe iedereen de sfeer en de onderlinge samenwerking ervaart en wat jullie kunnen doen om te werken aan ‘het teamgevoel’.

Communiceren over zaken als sfeer, emoties en gevoelens is makkelijker als je fysiek bij elkaar bent. Toch kan het ook online. Een tip daarbij is om het begrip ‘teamgevoel’ te concretiseren en expliciet te maken. Dat kun je doen door stellingen te formuleren waar teamleden op kunnen reageren, door mensen een cijfer te laten geven voor verschillende teamzaken of door gebruik te maken van de Mentimeter app. Over de uitkomsten kun je met elkaar in gesprek. Vind je het lastig om een dergelijk overleg voor te zitten, vraag dan een collega uit een ander team (of een externe) hiervoor.

Tips van en voor teamleiders over het versterken van teamgevoel op afstand

  1. Informele, wekelijkse koffiemomenten, als vervanging voor de praatjes bij de koffie automaat. De meeste teamleiders kiezen ervoor deze momenten niet verplicht te stellen en soms geldt de afspraak om geen werkinhoudelijke dingen te bespreken.
  2. Organiseer of maak zelf een online pubquiz. Via Google vind je allerlei varianten.
  3. Om elkaar en ieders thuissituatie nog beter te leren kennen, kun je er – in goed onderling overleg en als iedereen daarvoor voelt – voor kiezen om gezinsleden of huisgenoten te betrekken bij een koffiemoment of pubquiz. Ook het idee om om de beurt een rondleiding te geven door het huis, werd als voorbeeld genoemd.
  4. Voorafgaand aan teamoverleggen houd je een uitgebreide check-in, waarbij iedereen de ruimte krijgt om te vertellen hoe het met hem of haar gaat. Een nadeel is dat iedereen in de ‘werkmodus’ zit en gefocust is op de inhoudelijke agenda en bespreekpunten.
  5. Sommige teamleiders hebben het team in koppels ingedeeld, zodat iedereen een soort maatje heeft om op terug te vallen. Dat kan op basis van projecten en inhoud, maar ook op basis van persoonlijke voorkeuren of werkervaring.
  6. Als teamleider kun je stimuleren dat medewerkers in kleine groepjes of bilateraal werkoverleggen of bijpraatmomenten wandelend in de buitenlucht plannen. Al wandelend heb je vaak andere gesprekken met elkaar.

Beter na de crisis

Unaniem geven de teamleiders aan dat er nieuwe kansen zijn ontstaan. Er is landelijk en lokaal veel aandacht voor het belang van sport en bewegen voor een goede gezondheid en voor je weerstand. Dat opent deuren. Maar de kansen en waardering voor sport en bewegen lokaal zijn ook het resultaat van de manier waarop teams zich hebben opgesteld. Ze hebben snel geschakeld, proactief gehandeld en creativiteit en flexibiliteit getoond, zowel op uitvoerend als op coördinerend niveau. Ook hebben ze zich dienstverlenend opgesteld naar inwoners en lokale organisaties. Voorbeelden zijn terug te vinden in het artikel “Buurtsportcoach in coronatijd: van digitale challenge tot bijspringen bij de voedselbank”. Een van de teamleiders zegt hierover: “We zijn in maart direct naar onze opdrachtgevers gegaan, hebben onze nieuwe plannen toegelicht en tevens laten weten dat we bereid zijn op andere vragen en behoeften in te springen.”

Tot slot zien de teamleiders ook binnen hun eigen organisatie winst. Met name digitaal overleg zullen ze blijven doen, ook na de crisis, maar wel in combinatie met fysiek overleg. Een voordeel van online meetings – naast de tijdwinst doordat er geen reistijd is – is dat er in grotere regio’s meer onderlinge uitwisseling plaatsvindt, waardoor er meer geleerd wordt van elkaar. Buurtsportcoaches en vakleerkrachten kunnen ook vanaf hun werkplek inloggen en aanwezig zijn bij teamoverleggen. Er ontstaat een soort hybride organisatie, met een combinatie van fysieke bijeenkomsten en online sessies.

Meer lezen?

Bronnen:

Lencioni, P. (2002). De 5 frustraties van teamwork – Hoe je ervoor zorgt dat het samenwerken leuk blijft. Amsterdam/Antwerpen: Business Bibliotheek.

Kogler Hill, S.E. (2019). Team Leadership. In: P. Northouse, Leadership – Theory & Practice. (pp. 371-402). Londen: Sage Publications.

Vriesings, Y. (12 juni 2020). Interview Gianpiero Petriglieri ‘Bij digitale gesprekken mis je de subtiele signalen’. NRC. Geraadpleegd op 13 juni van www.nrc.nl/nieuws/2020/06/12/een-leider-hoort-te-vragen-hoe-het-met-je-gaat-a4002686.

Edmondson, A.C. (2019). De onbevreesde organisatie – creëer psychologische veiligheid op de werkvloer om innovatie en groei te stimuleren. Amsterdam/Antwerpen: Business Bibliotheek.

Trefwoorden:
Bewaren

Geselecteerd voor jou

Praat mee

Wat is jouw mening over of ervaring met dit onderwerp? Of heb je een specifieke vraag?

Laat hieronder een reactie achter en ga in gesprek.