Als je daar geen ervaring mee hebt, begin er dan zelf niet aan. Want er worden door bestuurders zéér veel fouten gemaakt. In deze blog bespreek ik (Marjo Vink van juridisch adviesbureau Legal Letters) de 10 meest gemaakte fouten.
Gevolgen van fouten door het bestuur
Besef dat je met opzegging, schorsing en royement een juridische procedure in gang zet, die regelmatig bij de rechter uitkomt. Dan begint het met een kort geding en een bodemprocedure, maar als je pech hebt volgt daar nog een hoger beroep op. Daar zit je als vereniging bepaald niet op te wachten, want dat kost uiteraard veel geld én tijd. Zorg dus dat je als bestuur de juiste weg volgt, dan is een procedure vaak te voorkomen. En stapt het lid toch naar de rechter, dan heeft hij weinig kans.
Blijkt echter tijdens zo’n rechtszaak dat je als bestuur fouten hebt gemaakt, dan wordt dit het bestuur aangerekend. Opzeggingen en vooral royementen worden door de rechter zeer regelmatig weer ongedaan gemaakt. Het resultaat is dat de vereniging verplicht wordt (vaak ook nog met een dwangsom) om het lid weer terug te nemen én om naast de procedurekosten ook schadevergoeding te betalen. Dan is het probleem nog veel groter dan het was. Je bent dan als vereniging veel geld kwijt en het lastige lid loopt weer rond. Daar staat tegenover dat een zorgvuldig en goed uitgevoerde opzegging, schorsing of royement vrijwel altijd succesvol is en tot het gewenste resultaat leidt: het lid kan gaan.
De 10 meest gemaakte fouten
- Het bestuur interpreteert de eigen statuten verkeerd en maakt daardoor onnodige procedurefouten. Zij menen te weten wat er staat, beginnen met de uitvoering en maken dan fouten die hen later door de rechter aangerekend worden.
- De opzeggings-, schorsing of royementsbrief voldoet niet aan de eisen. Ik krijg regelmatig de vraag van bestuurders of de zelf geschreven brief ‘zo goed’ is. Mijn ervaring is dat bijna elke brief wel gebreken vertoont. Meestal schrijf ik de brieven opnieuw namens bestuurders.
- Het bestuur gaat opzeggen, schorsen en royeren terwijl daar onvoldoende aanleiding voor is. Het bestuur wil ‘van het lid af’, maar kent de verschillen niet tussen opzegging, schorsing of royement. Vaak kiezen zij ook de verkeerde procedure. Dit is vaak een reden voor de rechter om opzeggingen en royementen terug te draaien.
- Het bestuur zet het schorsingsproces in gang terwijl de zelfstandige schorsing niet in de statuten staat. Dan heb je als bestuur die mogelijkheid ook niet. Toch kan een schorsing of andere maatregel wel een oplossing zijn als er voor royement onvoldoende aanleiding bestaat, maar je het gedrag van een lid toch aan wilt pakken. Zorg dus vooraf dat deze maatregelen in de statuten zijn opgenomen. Het geeft je als bestuur veel meer bewegingsruimte om ongewenst gedrag aan te pakken.
- Een tijdelijke schorsing wordt met een schorsing/royement combinatie door elkaar gehaald. Dit komt meestal door een verkeerde interpretatie van de statuten.
- Het bestuur laat zich negatief uit over het lid. Dit kan binnen de vereniging zijn of daarbuiten. Soms is het echter wel noodzakelijk om met bepaalde informatie naar buiten te komen. Vraag in dat geval advies over wat reëel is en wanneer het tot reputatieschade leidt. Omgekeerd kan ook het lid te ver gaan in zijn uitlatingen en gedrag.
- Het bestuur zegt op, schorst of royeert maar voert de handhaving niet (goed) door.
- Het lid wordt niet op zijn rechten gewezen.
- Het bestuur voldoet niet aan de zorgvuldigheidseisen die in de rechtspraak aan opzegging, schorsing en royement gesteld worden. Dit is vaak een reden dat het besluit van het bestuur weer terug wordt gedraaid.
- Het beroep binnen de vereniging (meestal bij ALV) wordt verkeerd uitgevoerd (verkeerde wijze van oproepen, te vroeg gehouden, verkeerde stemming, gebreken aan het besluit van de ALV).
Werkwijze bij opzegging, schorsing of royement
Als een bestuur mij om hulp vraagt bij het opzeggen van een lidmaatschap, dan ga ik als volgt te werk. Bij opzegging, schorsing en royement gaat het altijd om wat er gebeurd is. Elke situatie is verschillend en moet dus individueel worden beoordeeld. Ook de brieven die vervolgens worden gestuurd, zijn altijd maatwerk. Een standaardbrief is dan ook niet mogelijk.
Ik vraag bij het bestuur eerst de statuten (en indien nodig het geschonden reglement) en reeds gestuurde brieven en e-mails tussen bestuur en lid op. Daarna volgt altijd een gesprek met het bestuur over wat er gebeurd is, welke procedure daarbij past, wat de meeste kans van slagen heeft en welke risico’s bij welke keuze horen. Daarbij geef ik het bestuur advies over wat zij vooral wel of niet moeten doen. Volgt er toch een beroep, dan geef ik indien nodig aanwijzingen over hoe het beroep georganiseerd moet worden binnen de vereniging en hoe het bestuur zich staande kan houden in dat beroep.
Vaak vragen bestuurders hoeveel tijd ik nodig heb. Dat is per situatie verschillend. De kwaliteiten van verenigingsbestuurders liggen ver uiteen. De een heeft veel hulp nodig, andere bestuurders kunnen veel zelf doen. Sommige opzeggingen zijn zó geregeld, andere verenigingen worstelen al jaren met een lastig lid. Maar er wordt wel altijd vooraf een afspraak over de kosten gemaakt. Overweeg je dus een opzegging of royement, leg de casus dan gerust voor.
