Evenementoptimalisatie: Op weg naar sterke en belevingsvolle wielersportevenementen

Jaarlijks trekken de omstreeks 300 à 400 wielertochten in Gelderland (NTFU, 2015) duizenden wielersporters en bezoekers uit heel Nederland naar de provincie Gelderland. Dat is goed voor de provincie, zowel vanuit economisch als toeristisch perspectief. Deze wielertochten worden georganiseerd door lokale wielerverenigingen, evenementstichtingen of commerciële partijen. De evenementen variëren van klein naar middelgroot zoals de Ronde van Nijmegen tot zeer groot zoals de Giro Grande Partenza 2016 in Gelderland.

Wat voor alle evenementen geldt is dat wanneer deze onderscheidend zijn en goed georganiseerd worden, ze kunnen fungeren als een stimulans voor extra inkomsten voor de regio en de organisator – ook wel economische spin-off genoemd. Uit onderzoek (Chalip & Leyns, 2002¹) blijkt echter dat het economische potentieel van sportevenementen nog niet volledig wordt benut en dat sportevenementen nog lang niet altijd inspelen op de beleving van de deelnemer. Onderlinge samenwerking kan hier volgens Mackellar² verandering in aanbrengen.

Samenwerking met ondernemers

Om op dit economisch potentieel en belevingsperspectief van de deelnemer aan te sluiten heeft Het HAN SENECA Sports Economics Research Centre een onderzoek uitgevoerd onder kleine en middelgrote wielerevenementen in Gelderland. Dit onderzoek richtte zich op de mate van samenwerking met ondernemers in recreatie en toerisme om de wielerevenementen te verbeteren en extra economische spin-off te genereren. Wielerevenementen vormen namelijk een ideaal instrument voor de profilering van de regio en de provincie gedurende het hele jaar bij een grote doelgroep.

De wielersport wordt namelijk door zo’n 815.000 Nederlanders (NTFU, 2014) actief beoefend. Deze wielersporters, hebben als deelnemer en toeschouwer van toertochten en wielerevenementen een liefde voor prestatief en recreatief fietsen door een mooie omgeving, willen genieten van natuur, prachtige uitzichten en mooie dorpjes en steden. De routes gaan vaak langs de mooiste plekjes in de omgeving en laten prachtige stukken natuur zien. Vaak gaat de route langs diverse horeca verzorgingsplekken. Door de afstanden die variëren van 30 tot soms wel 220 kilometer is het letterlijke bereik binnen de “Gelderse Streken” enorm. Maar hoe wordt door de evenementorganisatoren in de praktijk eigenlijk ingespeeld op die economische spin-off en beleving, hoe geven zij samenwerking vorm om goede onderscheidende evenementen te organiseren?

Economisch potentieel beter benutten

De voornaamste uitkomst van het onderzoek is dat er op kleine schaal samenwerking is, maar nog niet gericht op economische spin-off en toerismeperspectief. Op veel vlakken wordt de deelnemer nog niet gebonden aan de regio om langer te verblijven en wordt deze nog nauwelijks gestimuleerd om geld uit te geven. Hierdoor blijven kansen voor profilering van de regio en provincie onbenut. Daarnaast leggen clubs en verenigingen zelf niet vaak de link naar commerciële activiteiten zoals side-events en ervaren zij onvoldoende medewerking van ondernemers in de omgeving.

Ondanks dat de meeste evenementen voor de deelnemers succesvol zijn kan het economisch potentieel van de evenementen nog beter benut worden. Zowel qua bestedingen, als het inspelen op beleving en toeristisch aanbod voor de deelnemer. Daarmee wordt het voor de wielersporter interessanter om aan meer toertochten of wielerevenementen deel te nemen, wat van belang is voor de clubs en verengingen die hier inkomsten uit genereren.

Inspelen op kansen en bedreigingen als je een sportevenement gaat organiseren

Uit het onderzoek blijkt dat het voor de organisatoren belangrijk is om in te spelen op de huidige trends en ontwikkelingen in de maatschappij en in de sport. Deze trends en ontwikkelingen zijn in Tabel 1 opgenomen en gecategoriseerd naar kansen en bedreigingen.

Om in te spelen op de kansen en bedreigingen als je een sportevenement gaat organiseren heeft de onderzoeker een visie geformuleerd waarvan wordt verwacht dat deze de basis zal zijn voor de organisatie van wielersportevenementen in de toekomst.

Checklist Samenwerkingskracht Sportevenementen

Om de organisator van de wielerevenementen te ondersteunen naar deze “upgrade” heeft het HAN SENECA Sports Economics Research Centre de Checklist “Samenwerkingskracht – Sportevenementen” ontwikkeld. Deze checklist gaat in op een aantal facetten die belangrijk zijn bij de samenwerking. Het is een meetinstrument dat op basis van vragen inzichtelijk maakt op welke manier het wielerevenement bijdraagt aan de mogelijkheden om economische spin-off voor de organisator en de omgeving te realiseren.

De vragenlijst zet aan tot nadenken over zaken als: organisatiedoelstellingen, financiën, promotie, betekenisvol vrijwilligerswerk en het betrekken van stakeholders uit de omgeving bij de organisatie van het sportevenement. Je kan hierbij denken aan het verzorgen van verblijfsarrangementen in samenwerking met hotels en restaurants maar ook aan het afnemen van bijvoorbeeld een fietsonderhoudsplan als je deelneemt aan een bepaalde toertocht, kortingen op inschrijfgeld als je aan meerdere tochten deelneemt of deel kunnen nemen aan wielerclinics.

Onderscheidend blijven

Door het gebruiken van de checklist ontstaat inzicht bij de organisator om partners uit de omgeving te betrekken. Gezamenlijk kan vervolgens bekeken worden hoe het wielerevenement inhoudelijk kan verbeteren. Hij creëert hiermee waarde voor het evenement en de omgeving. Hierdoor kan het evenement onderscheidend blijven, wat goed is voor de binding met deelnemers waardoor op langere termijn het voortbestaan van het evenement kan worden gewaarborgd. Daarnaast geeft het de mogelijkheid om ook voor de vrijwilligers die betrokken zijn bij het evenement aantrekkelijke activiteiten te bieden.<

Kennisplatform

Het mooie van de checklist is dat deze niet alleen voor wielerevenementen geschikt is, maar ook voor andere publieks- en commerciële evenementen, zoals bijvoorbeeld wandel-, hardloop- en triatlonevenementen. Omdat veel van deze evenementen op soortgelijke manier worden georganiseerd en dezelfde soort problemen hebben gaat het HAN SENECA Sports Economics Research Centre een kennisplatform van stakeholders in de sportevenement- en toerismebranche opzetten. Hierin worden zowel de ondernemers, evenementorganisatoren, sportorganisaties en (semi)-overheden aan elkaar verbonden.

Door het delen van kennis en ervaring kunnen de evenementen duurzaam verbeterd worden en kunnen de platformdeelnemers de strategische markt- en concurrentiepositie verbeteren. Hierdoor kan het economische potentieel beter benut worden en door focus op de deelnemer kan er ook meer toerisme spin-off ontstaan. Het platform biedt HAN Sport en Bewegen de mogelijkheid verdere kennis op te doen over de economische en maatschappelijke effecten van evenementen wat gebruikt kan worden voor dienstverlening aan deze ondernemers via onderwijs. De professionalisering van de branche staat hierin centraal.

Spin-off sportevenementen

Op termijn kan het platform HAN-studenten de mogelijkheid bieden om ervaring op te doen in de ondersteuning van evenementorganisaties en ondernemers. Het platform biedt de evenementorganisatoren een tool waarmee zij inzichtelijk kunnen maken hoe de samenwerking met ondernemers uit de omgeving is en hoe de economische spin-off van het evenement is. Daarmee worden de evenementen in het geheel beter en aantrekkelijker voor de deelnemers en dat is goed voor de economie en het imago van de provincie.