Schrijf je in voor de nieuwsbrief:
Sluiten

Vrijwilligersmanagement bij grote sportevenementen

Artikel

Goed inzetten van vrijwilligers in de sport is cruciaal voor het succes van een sportevenement. Hoe organiseer je vrijwilligersmanagement? Alles over aanpak van werving, training, planning en de voordelen van het werken met een innovatieve app.

Bij de organisatie van grote sportevenementen is vaak een sleutelrol weggelegd voor vrijwilligers. Zo ook bij het EK Atletiek dat in de zomer van 2106 in Amsterdam plaatsvond. Kenniscentrum Sport interviewt Yvon Roelofs van management- en adviesbureau Sportyv, dat verantwoordelijk was voor het vrijwilligersmanagement. Yvon legt stap voor stap uit hoe “Team Volunteers” aan de slag ging met maar liefst 1.750 EK-vrijwilligers.

Strategie voor vrijwilligersmanagement

Ruim anderhalf jaar voor de start van het event begon Yvon al met het schrijven van een strategie voor het vrijwilligersmanagement. Ervaringen in vrijwilligersmanagement bij andere evenementen (zoals European Youth Olympic Festival Utrecht 2013 en internationale zwemevenementen) waren waardevolle input. In de strategie werden de uitgangspunten voor vrijwilligersmanagement vastgelegd. Bijvoorbeeld:

  • Vrijwilligers moesten gedurende het EK ten minste één shift per dag beschikbaar zijn
  • Vrijwilligers moesten minimaal 16 jaar oud zijn en Nederlands of Engels spreken

Uit inventarisatie van functies en aantallen bleek dat in totaal 1.750 vrijwilligers nodig zouden zijn. Er werden 19 verschillende functieprofielen onderscheiden, waarvoor geïnteresseerden al bij aanmelding hun voorkeur konden aangeven. De uitgangspunten en tegenprestaties voor de vrijwilligers werden van begin af aan helder gecommuniceerd:

  • een kledingpakket inclusief schoenen
  • vrijkaartjes
  • eten en drinken
  • een certificaat
  • reis- en verblijfkosten werden niet vergoed

Werving van vrijwilligers in de sport

Exact één jaar voor het startsein van het EK Atletiek, startte de vrijwilligerswerving. Op dat moment al 300 vrijwilligers zich gemeld via de EK-website. Zij kwamen op een wachtlijst, en kort voordat de vrijwilligersfuncties voor iedereen online kwamen te staan, kregen zij al de kans om zich officieel aan te melden. Dat was een mooie eerste stap om vrijwilligers het gevoel te geven dat zij een bevoorrechte positie vervullen, aldus Yvon.

De werving verliep langs veel verschillende kanalen. Warme ingangen zoals de communicatiekanalen van de Atletiekunie en het EK Atletiek werden volop gebruikt, maar ook op ROC’s, de Hogeschool van Amsterdam en de universiteiten is veel reuring gecreëerd. Via het netwerk van andere evenementen zijn ook aardig wat vrijwilligers binnengekomen. Er is ook met de gemeente Amsterdam en het UWV gesproken over de inzet van werkzoekenden, maar dat traject is uiteindelijk niet doorgezet.

Voor iedere vrijwilliger een passende plek

VrijwilligersVoor de registratie werd het Arena systeem van European Athletics gebruikt. Medio december waren er ruim 1.750 vrijwilligers geworven. Er ontstond zelfs een wachtlijst met daarop zo’n 150 vrijwilligers. De filosofie was dat er voor iedere vrijwilliger die zich aanmeldde een passende plek gevonden kon worden. In de periode richting het EK volgde een aantal afmeldingen, waardoor de organisatie in totaal zo’n 2.100 vrijwilligers heeft geworven waarvan er 1.750 daadwerkelijk aan de slag zijn gegaan. Onder de vrijwilligers bevonden zich overigens ook 200 juryleden. Deze waren al eerder geworven, via de Atletiekunie. De juryleden hebben een apart trainingstraject doorlopen.

Kennismaking & training

De Nederlandse vrijwilligers, die vanuit alle delen van het land kwamen, zijn persoonlijk gebriefd. Yvon: “We organiseerden begin 2016 zes kennismakingsavonden waar in totaal 1.200 vrijwilligers op af kwamen. Doel van de avonden was informeren en enthousiasmeren. We hadden een plenair gedeelte waarin veel informatie over het EK werd verstrekt, bekende atleten hun opwachting maakten en waarin werd gequizd. Ook organiseerden we subsessies waarin vrijwilligers voor het eerst kennismaakten met hun voorlopige functie en hun beoogde medevrijwilligers en clustermanagers.”

Sponsor Experis (onderdeel van Manpower) hielp tijdens de kennismakingsbijeenkomsten met het screenen van de vrijwilligers en het ontdekken van hun talenten. Met een groot deel van de 250 buitenlandse vrijwilligers werd geskypt ter kennismaking. Drie maanden voor de start kregen alle vrijwilligers te horen op welke functie zij definitief ingedeeld werden.

Planning van inzet vrijwilligers

Hoewel de vrijwilligers al vroeg hun beschikbaarheid en eventuele wijzigingen daarin moesten aangeven, bleken er nog erg veel last minute wijzigingen te zijn. Het kostte heel veel tijd gekost om de planning van alle 1.750 vrijwilligers op orde te krijgen. Voor de inroostering werd aanvankelijk gebruik gemaakt van het Arena systeem, maar dat bleek onvoldoende werkbaar. Daardoor moest veel handmatig en in Excel gebeuren, wat aanzienlijke extra tijd heeft gekost. Met keihard werken is het toch gelukt om eind mei de persoonlijke shiftplanning gereed te hebben.

Vrijwilligerswerving

Servicegericht naar vrijwilligers

Ondanks alle wijzigingsverzoeken bleven Yvon en haar collega’s heel lang servicegericht en flexibel. Enkele dagen voor het evenement zijn nog honderden mails van vrijwilligers beantwoord. Gevolg van deze klantvriendelijke behandeling was dat de EK-week heel vlot verliep en de last-minute afmeldingen op twee handen te tellen waren. Voor iedere shift waren 15 allround vrijwilligers beschikbaar om taken over te nemen. Dit bleek een enorme succesfactor.

Innovatie door een Volunteers app

Tegenslag leidt soms tot innovatie. Omdat het Arena systeem niet helemaal paste bij de wensen van de EK-organisatie, is een Volunteers 2016 app ontwikkeld. Daarin konden alle vrijwilligers hun eigen shiftplanning en die van bekenden opzoeken en deze naar zichzelf mailen. Ook waren de vrijwilligershandleiding en nieuwsbrieven te lezen, locaties waar vrijwilligers actief waren vindbaar en was er een contactformulier. Voor de managers had de app een speciale toegang waarin ook alle contactgegevens van vrijwilligers terug te vinden waren. Mensen zonder smartphone konden evengoed alles per mail toegestuurd krijgen. De app werd door de vrijwilligers, de organisatie en European Athletics als zeer positief ervaren en wordt na de EK ook door andere evenementen afgenomen.

Vrijwilliger is koning

Uitgangspunt van Team Volunteers was om het de vrijwilligers zoveel en zo goed mogelijk naar de zin te maken, legt Yvon uit. Gedurende de looptijd van het gehele project werden de vrijwilligers zoveel mogelijk gewaardeerd, beloond en was de communicatie zo duidelijk mogelijk. Servicegerichtheid en flexibiliteit stonden voorop.

Een voorbeeld daarvan was de een inspiratiesessie voor alle vrijwilligers vlak voor het EK, Doel was om in een feestelijke ambiance alle vrijwilligers te informeren, enthousiasmeren, te waarderen en de kledingpakketten uit te delen. 1.300 vrijwilligers waren tijdens deze avond aanwezig. Het kledingpakket dat met dank aan sponsor Brooks beschikbaar is gesteld, was een belangrijke blijk van waardering voor de vrijwilligers. Het samenstellen en uitgeven hiervan heeft overigens wel veel voeten in de aarde gehad. Heel wat vrijwilligers zijn hier weken mee zoet geweest.

Volunteers Home

Een belangrijke manier om de vrijwilligers tijdens het evenement met elkaar in contact te laten zijn, was het faciliteren van een Volunteers Home in de Sporthallen Zuid. Een locatie direct naast het stadion waar vrijwilligers (en organisatie) elkaar dagelijks tussen 07.00-24.00 konden treffen. Je kon er eten, een potje tafeltennissen, de wedstrijden op tv kijken of gewoon lekker chillen.

Direct na afloop van het EK zijn alle vrijwilligers in het zonnetje gezet. Op ‘Medal Plaza’ kreeg iedereen een medaille. ‘s Avonds is een slotfeest georganiseerd voor zowel atleten, hun begeleiders als vrijwilligers; 1.500 feestgangers in totaal. De verbondenheid tussen de vrijwilligers is groot. Naast een afsluitende vrijwilligersreünie is ook de Facebookpagina – die al vroeg in de voorbereiding in het leven is geroepen – nog altijd actief en geliefd bij een grote groep vrijwilligers. 

Succesfactoren en leerpunten

Als grootste succesfactoren noemt Yvon:

  1. De projectmatige aanpak van het vrijwilligersmanagement met een doordachte vrijwilligersstrategie, duidelijke fasering en veel contact met alle betrokken projectleiders (catering, accreditatie, ticketing, enz.).
  2. Een hechte en betrokken groep vrijwilligers, ontstaan door alle vrijwilligers doorlopend te belonen, waarderen en goed te informeren.
  3. Een enthousiaste, geduldige en servicegerichte opstelling vanuit de vrijwilligerscoördinatoren.

De belangrijkste leerpunten:

  1. De planning/inroostering heeft heel veel tijd gekost. Een goed planningssysteem is onmisbaar en het eerder opschalen in personeel was wenselijk geweest.
  2. Het met de hand samenstellen en de uitgifte van de kledingpakketten heeft erg veel tijd gekost van Team Volunteers en vele vrijwilligers. Dit is een enorme tijdsinvestering geweest die ten koste ging van andere werkzaamheden.
  3. De flinke groep (250) buitenlandse vrijwilligers vraagt veel aandacht. Het is moeilijk om hen vroegtijdig de gewenste informatie te geven. Een organisatie dient zich ervan bewust te zijn dat het extra tijd kost om deze groep goed te bedienen, maar de internationale vrijwilligers zijn over het algemeen wel zeer betrokken en enthousiast.

Sportyv heeft mede naar aanleiding van de bij het EK Atletiek opgedane ervaring een nieuw vrijwilligersplatform opgezet: EventMakers. Zie ook dit persbericht, verschenen op 7 december 2016.

Trefwoorden:
Bewaren

Geselecteerd voor jou

Praat mee

Wat is jouw mening over of ervaring met dit onderwerp? Of heb je een specifieke vraag?

Laat hieronder een reactie achter en ga in gesprek.