Sluiten

10 (gedrags)tips om dynamisch werken te implementeren

Tips

Geplaatst op 24 september 2015

Media en wetenschap besteden de laatste tijd veel aandacht aan zitgedrag en de effecten daarvan op de gezondheid. Veel is bekend, veel ook nog niet. Desondanks ontstaat bij bedrijven en organisaties steeds meer interesse in dynamisch werken, waarbij langdurig zitten op kantoor met beweging wordt onderbroken. Voor iedereen die met dynamisch werken aan de slag wil, biedt dit artikel tien hele praktische tips, gebaseerd op kennis over gedragsverandering en twee voorbeelden uit de praktijk.

Dynamisch werken door zitten elk half uur te onderbreken

De wetenschap concludeert dat langdurig zitten effect heeft op de gezondheid en TNO heeft het voorlopige advies geformuleerd om zitten zoveel mogelijk af te wisselen met staan of liefst lopen (elk half uur een paar minuten). Zo zijn er aanwijzingen dat langdurig zitten verband houdt met vroegtijdig overlijden en de ontwikkeling van hart- en vaatziekten en diabetes type II. Voor de stand van zaken over zitgedrag wat betreft wetenschappelijk onderzoek kunt u op de portal allesoversport.nl veel informatie vinden.

En dan de praktijk. Hoe verandert u het gewoontegedrag dat zitten is? Waar moet u dan allemaal aan denken? Eerst is het daarvoor nodig om meer inzicht te hebben in menselijk gedrag.

in pictogrammen zijn de elementen van dynamisch werken weergegeven, zoals bijv. staand vergaderen, staand achter je bureau werken

Inzicht in gedragsprincipes: hoe mensen het zichzelf makkelijk maken

Het grootste deel van het menselijk gedrag verloopt onbewust. Dit is een overlevingsmechanisme, aangezien het bewust afwegen van de bij het gedrag behorende kosten en baten te lang duurt, zeker in (levens)bedreigende situaties. Het onbewuste overziet de situatie heel snel en besluit bijvoorbeeld om een stap terug te zetten als er gevaar dreigt. Gelukkig maar.

De kanttekening daarbij is dat we als mens de neiging hebben om zoveel mogelijk gedrag te automatiseren. Dat betekent cognitief gemak; je hoeft er niet over na te denken. Het betekent ook dat we ons leven minder bewust inrichten dan we denken. Welk gedrag automatiseren we dan? Kiezen we daar bewust voor? Nee. Mensen worden beïnvloed. De sociale omgeving, opvoeding, fysieke omgeving en eerdere ervaringen bepalen gedrag. Hoe autonoom we onszelf ook vinden, hoe graag we de eigen touwtjes ook in handen hebben, uiteindelijk zijn we mens en laten we ons onbewust beïnvloeden door onze omgeving en eerdere ervaringen.

Uitgelicht: ons zitgedrag

Zitten is een alledaags fenomeen. We hebben allemaal geleerd netjes en rustig aan tafel te zitten: tijdens het eten, op school en vervolgens op het werk. We gaan zitten om TV te kijken, om te swipen op de tablet of te scrollen op de laptop. We bieden collega’s en klanten een stoel aan als ze langs komen en gaan even met elkaar ‘zitten’ om iets te overleggen. Het is alledaags gedrag waar we niet over nadenken; het is een gewoonte.

De omgeving is vaak zo ingericht dat deze het zitten stimuleert. Stel nu dat je jezelf of je collega’s meer dynamisch wilt laten werken, dus meer beweegmomenten wilt (laten) hebben op een werkdag. Hoe kun je dat aanpakken? Kort door de bocht is het verstandig rekening te houden met het volgende:

  1. Doorbreek de gewoonte. Het zitten is een gewoonte. De omgeving (werk en thuis) is bovendien ingericht op comfortabel zitten.
  2. Sluit aan bij een tastbaar en herkenbaar voordeel. Het (gezondheids)voordeel van minder langdurig zitten lijkt vooral op lange termijn op te treden. Dit is abstract, ook al communiceer je op allerlei manieren de kennis hierover. Het is voor mensen lastig in te schatten of dit lange termijnvoordeel opweegt tegen het (verwachte en misschien ervaren) korte termijnnadeel dat het werk (tijdelijk) wat langzamer gaat omdat het wennen is om dit staand of fietsend te doen. Het korte termijnvoordeel is vaak (nog) niet duidelijk. Dit zorgt dan in de kosten/baten-afweging vaak voor de doorslag voor de keuze om te blijven doen wat men al deed..
  3. Zorg dat de omgeving (eerst en ook) verandert. De sociale norm is zitten: zitten is rustig, netjes, het hoort zo om anderen een stoel aan te bieden als ze op je kamer komen of als ze komen vergaderen. De fysieke omgeving nodigt uit tot zitten. Onze sociale en fysieke omgeving bepalen ons gedrag. Zien eten doet eten. Zien zitten doet zitten.

Verder inzoomen op de dagelijkse praktijk

Kenniscentrum Sport en It’s My Life adviseren bedrijven bij het doorbreken van zitgedrag en het implementeren van dynamisch werken. Hieronder staan twee praktijkvoorbeelden, waarin een aantal gedragsprincipes terugkomt.

Tips

De praktijkervaring gecombineerd met inzicht in menselijk gedrag heeft geleid tot een overzicht met tien tips voor het implementeren van dynamisch werken. De tips zijn ingedeeld in de categorieën ‘algemeen’, ‘omgeving’ en het ‘individu’.

Algmeen

  1. Wil je in jouw organisatie veranderingen realiseren in de manier van werken, van vooral zittend naar minder zittend werken, neem dan de tijd, pak het thema integraal en tegelijkertijd in kleine stapjes op. Laat het geen project zijn met een begin en eind, maar maak het gedrag tot een nieuwe norm. Koppel het aan het hogere doel (missie/visie) van de organisatie, draag een ‘dynamische cultuur’ uit in je bedrijfs(gezondheids)beleid;
  2. Begin met teams/mensen die het meest gemotiveerd zijn, niet met hen die het volgens jou het meest ‘nodig’ hebben. Luister goed naar deze gemotiveerde mensen en vervul hun behoeften. Je hebt mensen nodig die het voordeel hebben ervaren en hierover kunnen vertellen (zie ook bij tip 6, de ambassadeurs en tip 7, het voordeel ervaren).
  3. Stimuleer het gesprek erover door voorbeelden bij andere bedrijven te laten zien, waarbij er vooral ook aandacht is voor de uitdagingen waar deze bedrijven voor kwamen te staan en hoe ze deze overwonnen.
  4. Gedragsverandering lukt wanneer je er echt aandacht voor hebt en probeert zoveel mogelijk seinen op groen te zetten, in de omgeving en bij het individu. Dwing mensen niet, biedt ze de keuze!

Omgeving

  1. Besteed aandacht aan de fysieke omgeving. Als overal stoelen staan, gaan mensen zitten. Veranderingen in de fysieke omgeving kunnen het zitgedrag beïnvloeden. Alleen veranderingen in de fysieke omgeving zijn echter niet genoeg. Denk aan:
    1. Dynamisch meubilair neerzetten: zit-stabureaus, sta-lunchtafel, sta-vergadertafel, deskbike, etc. Uiteraard vereist dit een investering. De makkelijkste optie is te beginnen met een paar statafels in het restaurant.
    2. Inrichting van de ruimte: afstanden tussen gebruiksvoorwerpen zoals bureau en printer, bureau en overlegruimtes, bureau en prullenbak, etc.
  1. Besteed aandacht aan de sociale omgeving, dat wil zeggen de cultuur binnen de organisatie. Een cultuur is niet zomaar veranderd, neem daarvoor de tijd. Denk aan kleine en grotere zaken zoals:
    1. Het commitment en voorbeeldgedrag van het MT/de directie.
    2. De inzet van ambassadeurs in de organisatie. Anderen zien doen, doet volgen.
    3. Het betrekken van collega’s bij de veranderingen.
    4. Aandacht voor en wegnemen van bestaande ‘oordelen’ over invloed op productiviteit van niet continu achter je bureau zitten.
    5. Sluit aan bij wat er al is. Bijvoorbeeld: mocht jouw organisatie bezig zijn met ‘Het Nieuwe Werken’, dan kan dit een kans zijn om daar aandacht voor zitgedrag aan te koppelen. Het gaat allebei over een dynamische werkinrichting en -houding. Zorg ook dat je je algemene arbo- en HR-beleid op orde hebt.

Individu

  1. Het individuele gedrag is uiteraard een belangrijk aspect om aandacht aan te besteden. Daarbij is het van belang om met een aantal basis gedragsprincipes rekening te houden:
    1. Zitten is gewoonte- en daarmee veelal onbewust gedrag: zorg dat het een bewuste keus wordt door ‘aanwezig te zijn op keuzemomenten’ en mensen te wijzen op de keus die ze hebben (dit is een nudge). De mogelijkheid bieden om staand te vergaderen of lunchen is een voorbeeld van een nudge. Je verandert iets in de keuzearchitectuur maar verplicht mensen tot niets. Maak het mensen makkelijk.
    2. Verlies doet meer pijn dan winst ons blij maakt: realiseer je dat zittend werk vanuit een voorrecht is ontstaan (in tegenstelling tot veelal staand fabriekswerk) en dat gedrag veranderen kan voelen alsof iemand iets moet inleveren.
    3. We houden graag wat we hebben, we willen verlies voorkomen: (zie ook bij b.) mensen verzinnen (soms onbewust) beren op de weg om hun gedrag niet te hoeven veranderen. Houd daar rekening mee en neem al zoveel mogelijk bezwaren weg. Een voorbeeld: het geven van voldoende uitleg bij het (nieuwe) dynamische meubilair (bv. de instellingen) en informatie over wat er bekend is over het afwisselen van zitten en staan. Een ander voorbeeld: verwacht de vraag van collega’s of vanuit het MT/directie wat het veranderen van het zitgedrag oplevert en heb daar antwoord op.
    4. Korte termijnvoordelen gaan boven lange termijnvoordelen: benoem dus zowel lange termijn- (gezondheidsvoordelen) als korte termijnvoordelen (snellere overleggen, vitaal gevoel, meer energie aan eind van de dag).
    5. Laat mensen het voordeel ervaren: zolang we niet weten wat het nieuwe gedrag ons ‘oplevert’, geldt dat we graag houden wat we hebben omdat verlies meer pijn doet dan winst ons oplevert. Door het gedrag en wat het oplevert te ervaren, is de kans groter dat we het gedrag gaan herhalen. Begin dan ook met kleine veranderingen.
    6. Mensen willen zien wat iets oplevert: directe feedback/direct effect op gedrag stimuleert mensen. Denk aan de behoefte om te zien of men met fietsen achter het bureau ook stroom opwekt, of inzicht in calorieverbruik van traplopen of een bureaufiets. Ook beweegmonitors helpen bij deze dagelijkse feedback.
    7. Mensen ‘imiteren’ elkaar: voorbeeldgedrag heeft veel invloed. Maak dus gebruik van ambassadeurs (zie ook bij tip 6). Ook geldt: hoe vaker iemand iets ziet, hoe normaler/ positiever het wordt.
    8. Sluit aan bij en versterk een identiteit: dynamisch werken is nog relatief nieuw, als je het doet heb je een koploperspositie. Dit duidelijk maken kan motiverend werken en aansluiten bij identiteit of imago (van mens en/of organisatie). Mensen en organisaties bevestigen daarmee hun sociale positie.
  1. Houd rekening met verschillen in bewustzijn tussen individuen rondom het eigen gedrag. De één is zich al bewust dat er gedrag is dat hij wil veranderen en weet er al iets over. Zo iemand heeft behoefte aan meer gedetailleerde kennis. Een ander is zich nog niet bewust dat minder zitten voordelen kan opleveren en zal bijvoorbeeld eerder openstaan voor (voorbeeld) ervaringsverhalen van anderen, iemand iets zien doen wat hij niet kent of voor laagdrempelige informatie over korte termijnvoordelen van minder zitten.
  2. Houd rekening met verschillen in leerstijlen. Sommige mensen raken gemotiveerd door individuele feedback, anderen door spel- en competitie-elementen.
  3. Houd rekening met weerstand. Zie ook tip 7. Mensen ervaren bij iets nieuws dat hun vrijheid in het gedrang komt en hebben een afkeer van verandering. Denk goed na over de afzender van een boodschap, de formulering ervan en over de tegenargumenten die mensen kunnen hebben.

Download de infographic (2015) over gedragstips bij implementatie dynamisch werken.

Herkenbare situatie? Wil je eens van gedachten wisselen over manieren om deze kennis om te buigen naar een andere manier van werken? Neem dan gerust contact op!

Over de auteur

Karen Hitters was tot oktober 2015 adviseur op het gebied van gedragsverandering en dynamisch werken bij het Nederlands Instituut voor Sport & Bewegen (NISB). Twitter: @KarenHitters

Meer info over dit onderwerp en de rol van Kenniscentrum Sport: peter-jan.mol@kcsport.nl

De gedragstips voor het implementeren van dynamisch werken zijn gecheckt doorD&B (Dijksterhuis & van Baaren), onderzoeks- & adviesbureau op het gebied van bewust én onbewust gedrag en het veranderen hiervan.

© d&b / NISB – 24-09-2015, update april 2016

Trefwoorden:
Bewaren

Geselecteerd voor jou

Praat mee

Wat is jouw mening over of ervaring met dit onderwerp? Of heb je een specifieke vraag?

Laat hieronder een reactie achter en ga in gesprek.